Đối với các bảng báo cáo, việc định dạng sai dữ liệu dạng số sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả. Một trong số những lỗi phổ biến về dữ liệu dạng số có thể kể đến là:
- Sai về định dạng dữ liệu: dữ liệu đó có phần thập phân hay không, dữ liệu là % hay là dạng số thông thường, có đang bị lẫn lộn giữa dữ liệu dạng ngày tháng (date) ở trong dữ liệu dạng số thông thường không (vì dữ liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng được tính là dạng số)
- Sai về thao tác nhập dữ liệu: Ở quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung cùng với ký tự số, dẫn đến Excel sẽ xem đó là dữ liệu Text thay cho dạng Number
Vậy làm thế nào để chúng ta có thể phát hiện ra được lỗi không định dạng được số trong Excel? Hãy cùng theo dõi chi tiết trong bài viết bên dưới nhé!
Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter
Các dữ liệu dạng số thường sẽ được tự động sắp xếp ở cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:
- Tăng dần từ nhỏ đến lớn (nếu như có số âm thì sẽ được tính cả từ phần số âm trở đi, không phải bắt đầu từ số 0)
- Nếu như có chứa ký tự không ở dạng số thì lúc này sẽ nằm ở cuối danh sách lọc tự động.
Trong hình minh họa, bạn có thể thấy rằng số 124,235 đang nhỏ hơn số 12,489,621 nhưng lại được xếp phía sau, có nghĩa là số đó đang bị sai định dạng dữ liệu, vì có chứa dấu cách.
2. Nguyên tắc dữ liệu dạng Number có thể tính toán được
Bên cạnh việc dùng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi, bạn cũng có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữa để có thể tìm ra dữ liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number sẽ tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; trong khi đó dữ liệu dạng Text thì không.
Dựa vào nguyên tắc này, bạn kiểm tra được dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện những phép toán cơ bản không. Nếu như tìm ra lỗi #VALUE! thì đó không phải dữ liệu dạng Number.
Xem thêm: Hướng dẫn cách trình bày luận văn tốt nghiệp chuẩn nhất
3. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu
Bạn thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệu
Đầu tiên, nhấn chọn toàn bộ cột dữ liệu đang có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)
Di chuyển vào mục Format Cells > nhấn chọn mục Number theo hình sau
- Decimal places: là số sau dấu phẩy là mấy chữ số
- Use 1000 separator : dùng dấu ngăn cách hàng nghìn
Tương tự với dạng Number có thể dùng các dạng Accounting hoặc là Currency (nếu không dùng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)
Bước này nhằm mục đích giúp bạn thống nhất về cách hiển thị dữ liệu, cũng như định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh cho việc quy ước hiển thị dữ liệu không đồng nhất tại cùng 1 cột.
Bước 2: Lọc các lỗi ký tự để sửa (cách thứ 1)
Dựa vào giá trị lớn nhất ở dãy số đã được sắp xếp tự động tại Auto Filter:
- Phần phía trước số đó: Là các số đã được định dạng đúng
- Phần phía sau số đó: Là các số có lỗi
Sau khi lọc các số có lỗi thì bạn thực hiện nhập lại những số đó
Bước 3: Sử dụng hàm Value để sửa (cách thứ 2)
Bên cạnh việc sửa trực tiếp vào bảng, bạn cũng có thể tạo cột phụ và dùng hàm VALUE tại cột phụ đó để thực hiện chuyển giá trị trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.
Trình tự thực hiện như sau:
- Trước khi tiến hành sửa lỗi, bạn cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và xử lý trên nội dung copy tại Sheet mới để có thể đảm bảo không bị mất dữ liệu.
- Thừa ký tự: đối với những dấu cách thừa, dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, hay dấu nháy… lẫn vào ký tự dạng số => bạn hãy dùng chức năng Replace để xóa bỏ các ký tự thừa
- Ở những định dạng khác (không phải ở dạng Number nhưng đã đảm bảo chỉ toàn ký tự dạng số) thì bạn dùng hàm Value trực tiếp cho những giá trị đó. Sau khi đã có kết quả hàm Value thì dùng chức năng Copy/Paste special>Value để thực hiện trả về kết quả vào bảng dữ liệu.
Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem các dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa
Để thêm phần chắc chắn, bạn nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu, tránh việc sửa bị sót, thiếu.
Nên thực hiện lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc nhằm tránh trường hợp làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để giúp bạn xử lí nhanh các lỗi không định dạng được số trong Excel. Chúc bạn thực hiện thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn căn lề chuẩn trong luận văn tốt nghiệp
