Một trong những lí do khiến cho file Excel của bạn bị chậm đó chính là sử dụng các công thức giống nhau trong cùng 1 bảng tính. Cách để làm file Excel nhanh hơn mà vẫn đảm bảo được kết quả tính toán đó là xóa bỏ công thức trong Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng. Hãy cùng tìm hiểu kĩ hơn về thao tác này trong bài viết bên dưới nhé!
Nội dung bài viết
Thao tác xóa bỏ công thức giữ nguyên kết quả và định dạng
Ví dụ bạn có bảng tính như sau:
Ở bảng tính này, bạn có thể thấy sheet BC là 1 bảng báo cáo bao gồm 22 dòng sản phẩm. Tại mỗi dòng đều có công thức tính ra kết quả với từng sản phẩm theo cột Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn cuối.
Tức là nếu bảng dữ liệu này lớn hơn, chẳng hạn như xét cho hàng nghìn mặt hàng, hàng chục nghìn dòng dữ liệu phát sinh thì phải làm thế nào? Không lẽ bạn phải cần hàng nghìn công thức cho những dòng dữ liệu tương tự nhau? Nếu làm như vậy sẽ khiến cho bạn mất nhiều thời gian chờ đợi bởi khối lượng tính toán lúc này là rất lớn.
Cách khắc phục lúc này là sẽ chỉ giữ lại kết quả của những công thức thay cho việc để nguyên công thức trên từng dòng. Có nghĩa là bạn chỉ giữ lại duy nhất 1 dòng đầu tiên có chứa công thức mà thôi.
Cách thực hiện như sau:
- Từ dòng E5 (dòng bắt đầu có chứa công thức), bạn Filldown công thức từ những cột E, F, G, H tới những dòng phía dưới, cụ thể là tới dòng 26
- Sau đó, bạn nhấn chọn từ ô E6 tới ô H26, rồi chọn Copy
- Tại vị trí ô E6, bạn chọn Paste special > chọn Value
=> Lúc này, toàn bộ giá trị trong những ô E6:H26 sẽ chỉ còn lại là giá trị kết quả của công thức, thay vì đó là công thức.
Tuy vậy, nhược điểm của cách làm này đó là mỗi lần bạn muốn cập nhật lại kết quả công thức, thì cũng sẽ phải lặp lại các thao tác trên.
Để công việc này có thể trở nên tự động hóa, bạn sẽ áp dụng thêm VBA trong Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết cấu trúc hàm IF trong VBA
Dùng VBA để tự động hóa thao tác xóa công thức giữ nguyên kết quả
Bạn sử dụng đoạn Macro như trong hình minh họa để thực hiện cách làm này:
- Vùng E5:H26 sẽ tiến hành filldown theo công thức tại dòng 5
- Từ dòng 6 trở đi sẽ thực hiện xóa công thức và giữ nguyên kết quả công thức
- Dòng 5 không thay đổi, vẫn có chứa công thức.
Cuối cùng là bạn gán Macro trên vào sự kiện thay đổi điều kiện báo cáo ở ô C2 và C3 như hình bên dưới:
Vậy là thông qua bài viết, bạn đã biết cách tự động xóa các công thức, nhưng vẫn giữ nguyên định dạng kết quả trong Excel rồi đấy. Chúc bạn thực hiện thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn cách xem lịch sử chỉnh sửa file Excel
