Hướng dẫn cách chia sẻ file trên Google Drive

Google Drive là một ứng dụng giúp ích rất nhiều trong công việc và học tập của nhiều người bởi tính năng chia sẻ tài liệu cho nhau một cách linh hoạt. Để giúp bạn hiểu thêm về cách chia sẻ file trên Google Drive, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

Chia sẻ files

Việc chia sẻ file từ Google Drive cho phép bạn và người khác cùng xem, cùng chỉnh sửa đồng thời trên file đó. Bạn có thể chia sẻ các file đang được lưu trong Drive của bạn với người khác và bạn chỉ có thể thực hiện tính năng cộng tác đối với những file nằm trong phạm vi Drive của bạn thôi nhé!

Hãy cùng xem một ví dụ của 1 giáo viên về cách cô ấy sử dụng Google Drive để tổ chức và lên kế hoạch công việc:

File ở chế độ riêng tư: các file ví dụ như là trang tính quỹ lớp
File chia sẻ cho người khác quyền chỉnh sửa: các tài liệu về kế hoạch bài học của cô làm cùng với các giáo viên khác
File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: các thông báo được chia sẻ cho học sinh và phụ huynh
Các file được chia sẻ với cô ấy: bao gồm những file mà cô ấy có thể được chỉnh sửa cũng như không thể chỉnh sửa (ví dụ lịch trình ban giám hiệu gửi tới cô ấy)

Thông qua ví dụ, bạn có thể thấy rằng, không có một cài đặt chung nào có thể áp dụng cho toàn bộ file của cô giáo viên ấy. Phần cài đặt cho từng file sẽ phù thuộc vào mục đích sử dụng của người tạo ra nó.

Khi tiến hành chia sẻ một file vào trong group với số lượng người có giới hạn, nhữngcộng tác viên của bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Google để từ đó có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy vậy, khi thực hiện chia sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc là chia sẻ công khai, thì người xem sẽ không cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.

Chia sẻ file với nhóm ít người

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tiến hành lựa chọn file bạn mà muốn chia sẻ, rồi nhấn chọn nút “Share”

Bước 2: Lúc này, một hộp thoại xuất hiện. Tại hộp “People”, bạn gõ tên địa chỉ mail của người mà bạn muốn chia sẻ. Nếu như muốn, bạn có thể gửi thêm một lời nhắn, cũng sẽ được gửi đến cho người đó.

Bước 3: Nhấp chọn “Send” là file của bạn đã được chia sẻ

Để có thể kiểm soát file hơn, bạn nên lựa chọn mũi tên chỉ xuống để đưa ra quyết định xem ai là người có thể chỉnh sửa, bình luận hoặc là chỉ xem chúng.

Chia sẻ đường link

Một cách nhanh hơn để bạn chia sẻ file với một nhóm rộng đó chính là gửi đường link chỉ tới file đó trong Google Drive cho họ. Đường link này được hiểu cơ bản là một URL hay nói cách khác là một địa chỉ web bất kì dẫn đến file mà bạn muốn chia sẻ. Cách này sẽ thật sự hiệu quả khi dung lượng file cần gửi quá nặng, không thể đính kèm trong mail, có thể là file nhạc hay video. Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn chia sẻ đường link này bằng việc đăng lên một trang web, những ai nhấp vào link sẽ đến được với file đích.

Để chia sẻ một đường link, bạn hãy làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Tiến hành chọn file bạn muốn chia sẻ, rồi nhấn chọn nút “Share”

Bước 2: Lúc này, một hộp thoại xuất hiện, bạn nhấn chọn “Get shareable link”

Bước 3: Lúc này, một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bạn có thể dán đường link này vào mail hoặc là trên Web để có thể chia sẻ file của mình. Khi đã hoàn thành, chọn “Done” là xong.

Các files được chia sẻ với bạn

Bên trên là cách hướng dẫn bạn chia sẻ file với mọi người, còn mục này sẽ nói về cách mọi người chia sẻ file cho bạn. Những file bạn được chia sẻ sẽ xuất hiện trong mục “Được chia sẻ với tôi” (Share with me). Nhưng nếu bạn đang muốn file này cũng nằm trong Drive của bạn thì rất đơn giản, bạn hãy chỉ cần tìm file đó và chọn thêm vào Drive của tôi (Add to My Drive) là xong.

Xem thêm: Hướng dẫn cách chèn thêm cột trong Excel

Công cụ cộng tác (Collaboration tools)

Mỗi khi bạn chia sẻ một file nào đó ở định dạng Google Drive, bạn cũng đều có thể cho phép người khác thực hiện thay đổi và chỉnh sửa file này. Google Drive sở hữu rất nhiều công cụ hỗ trợ cải tiến tính năng làm việc cùng lúc, giúp bạn dễ dàng giao tiếp với người đang cùng chỉnh sửa file với mình, cũng như kiểm tra xem đã có những thay đổi gì trên file và ai là người thực hiện.

Cách thực hiện rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấn vào các phần trong giao diện dưới đây để có thể hiểu thêm về các tính năng cộng tác trong Google Drive

Chế độ gợi ý (Suggesting mode)

Thời gian gần đây, Google Drive đã phát triển thêm tính năng Chế độ gợi ý, tương tự như tính năng theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Microsoft Office. Điều này được cho phép mỗi khi có người thực hiện chỉnh sửa, người khác sẽ đều có thể xem xét các thay đổi trước khi nó được áp dụng vĩnh viễn. Cách làm như sau:

Google Drive gần đây có thêm tính năng Chế độ gợi ý, giống như tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Microsoft Office. Điều này cho phép trước khi mỗi người thực hiện chỉnh sửa thì người khác sẽ cơ hội xem xét các thay đổi đó trước khi nó được thay đổi vĩnh viễn.

Bước 1: Tiến hành mở file ví dụ. Bạn cần chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, rồi chọn “File-> Make a copy”

Bước 2: Chuyển sang chế độ gợi ý

Bước 3: Tiến hành chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.

Bước 4: Tiếp đó, chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling (Kiểm tra lại chính tả)

Bước 5: Khi đã hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như hình bên dưới: