Hướng dẫn cách làm giảm dung lượng file Excel

File Excel của bạn bị chậm, không load nhanh và quá tải dung lượng? Thực ra, nguyên nhân chính của vấn đề này đó chính là hao tác COPY & PASTE của bạn gây nên. Vậy thì, hãy cùng tìm hiểu về cách làm giảm dung lượng file Excel ở bài viết dưới đây nhé!

  • Objects:

    Những hình shape, hoặc nút bạn chèn trong ô, khi bạn thực hiện sao chép xuống (Fill Down), nó cũng sẽ tự sao chép ra. Hoặc là khi bạn sao chép nội dung tại 1 trang web nào đó, hoặc là từ một file nào đó khác, rồi thực hiện dán vào file của mình, kèm theo những Object mà bạn không hề thấy bằng mắt thường.

    Vậy cách xóa bỏ các Object trong file Excel là gì?

Với cách thông thường, bạn có thể làm theo các bước sau

Bước 1: Đầu tiên, nhấn chọn Sheet có chứa Object cần xóa, nhấn F5 để lúc này hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc là vào tab Home, nhấn chọn Find & Select).

Bước 2: Tiếp đó, chọn Specials

Bước 3: Nhấn chọn Objects và nhấn OK.

Bước 4: Cuối cùng, nhấn Delete để xóa tất cả.
Lưu ý: Tất cả những Object trong có Sheet sẽ được chọn, tuy vậy nếu như bạn muốn giữ lại 1 object nào đó cần thiết, ví dụ như là cái nút chạy macro chẳng hạn, thì bạn hãy ấn giữ SHIFT rồi chọn vào nút đó để thực hiện bỏ chọn, và giờ bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự như vậy, bạn cũng sẽ áp dụng cho từng sheet khác.

Hoặc là bạn có thể nhấn chọn tab Home, rồi chọn Find & Select > vào chọn tiếp Selection Pane… Khi đó bạn sẽ thấy có các Object chèn trong sheet hiện tại của bạn, ví dụ trong hình minh họa bên dưới, bạn chỉ cần chọn tất cả rồi xóa.

Cách ùng ASAP Utilities Add-in:

– Bạn có thể nhấn chọn Tab ASAP Utilites, rồi chọn nhóm menu Objects & Comments, nhấn chọn mục 3. Select All Objects để chọn được toàn bộ. Tiếp đó, bạn có thể bỏ chọn cái mình cần giữ lại (nhấn phím Shift + Click chuột chọn, để tiến hành giữ lại object mình cần), rồi nhấn xóa tất cả.

– Hoặc là nếu như bạn không cần giữ gì, thì hãy chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets.
Với ASAP Utilities, bạn có thể nhấn chọn nhiều Sheets đồng thời rồi làm thao tác xóa toàn bộ các Objects có trong sheet một cách nhanh chóng.

Data Links:

Khi bạn thực hiện sao chép dữ liệu từ file khác vào file bạn đang làm, và nhấn paste công thức bình thường, thì lúc này dữ liệu sẽ thể hiện là đã kết nối dữ liệu từ file này sang file khác.Trong trường hợp này, bạn đã vô tình tạo ra rất nhiều kết nối khác nhau. Lúc đó, bạn sẽ luôn nhìn thấy thông báo rằng file của bạn đang kết nối đến file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu này hay không?

Khi bạn báo cáo, tổng hợp dữ liệu bạn sẽ cần số liệu ban đầu, nếu không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu như bạn đặt Link, thì trong quá trình tính toán, Excel sẽ tìm đến link và tiến hành cập nhật giá trị, và máy tính của bạn khi đó sẽ phải chạy khắp nơi để tìm đến cái file trong link của bạn.

Cách xóa bỏ các links trong file Excel là gì?

Với cách thông thường, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn tab DATA > Chọn Edit Links.

Bước 2: Tiếp đó, tiến hành kiểm tra lại những file bạn đã liên kết, nếu không cần phải thiết liên kết nữa, bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác thì bạn có thể chọn Break Link để thực hiện bỏ liên kết.

Bước 3: Lúc này, sẽ xuất hiện bảng thông báo để chuyển đổi các hàm liên kết trở thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này sẽ không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì thế, bạn nên thực hiện lưu file với 1 tên mới để có thể sao lưu dự phòng bằng cách bạn chọn Cancel, rồi nhấn Save as để lưu tên mới.

Bước 4: Sau đó, bạn có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn tab ASAP Utilities > Chọn 7. Find and Remove External Links…

Bước 2: Tiếp đó, bạn có thể chọn những Data Links cần loại bỏ bằng việc chọn All, hoặc là lựa chọn từng cái. Sau đó, bạn nhấn OK. ASAP lúc này sẽ xuất hiện thông báo, sẽ thực hiện chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Sau đó, bạn chọn OK thì ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, rồi chuyển đổi cho bạn.

Named Range:

Bên cạnh việc sao chép dữ liệu, đi kèm với đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó sẽ tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Cách xóa bỏ các named range trong file Excel là gì?

Cách thông thường, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn Filter để có thể chọn ra các Name bị lỗi để tiến hành xóa lần lượt. Bạn chọn nhiều Name cùng 1 lúc bằng cách chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Tiếp theo, giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, rồi giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để xóa.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn chọn tab ASAP Utilites, rồi chọn mục RANGE, lúc này bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Bước 2: Bbạn có thể xóa tất cả. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chuyển đổi các Named Range trở thành địa chỉ của tham chiếu, bằng việc chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Xem thêm: Hướng dẫn cách đếm có bao nhiều sheet trong file Excel

Styles:

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm với đó là những style đã áp dụng cho file, và tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

Cách để xóa bỏ các style rác trong file Excel là gì?

– Cách thông thường: Bạn có thể thực hiện click phải vào tên từng Style rác, sau đó chọn Delete để xóa đi. Nếu như cảm thấy lâu quá, bạn có thể dùng Add-in ở cách bên dưới.

– Dùng Remove Style Add-in, đây được biết đến là addin được cung cấp bởi Microsoft. Bạn có thể tải về từ archive.codeplex.com hoặc là bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Khi thực hiện cài đặt xong, lúc này bạn sẽ thấy mục Remove Styles xuất hiện trong tab Home, ngay bên cạnh Cell Styles như trong hình minh họa bên trên.

– Ngoài ra, vẫn có một addin Inquire có sẵn tại Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng

Sau khi thực hiện các bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Như bạn đã nhìn thấy, bạn có file ban đầu là 7Mb. Sau khi thực hiện những thao tác trên, bạn đã giảm dung lượng xuống chỉ còn 1Mb. Nếu như bạn vẫn còn muốn giảm nữa thì hãy làm theo cách sau. Đầu tiên, bạn chọn vào File > Save as… nhấn, chọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, lúc này bạn sẽ thấy file tiếp tục giảm đi một nửa, và chỉ còn 500Kb.

 

Cuối cùng, lúc này bạn có thể thực hiện những thao tác sau, để giúp giảm thêm dung lượng của file: Xóa đi những Worksheet trống, Xóa các dòng trống ở cuối, và sử dụng Reset Last Cell trong Excel với công cụ của ASAP Utilities.

Hi vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này về cách làm giảm dung lượng file Excel sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa dung lượng cho file của bạn, chúc bạn thực hiện thành công!

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm MAX có điều kiện trong Excel

Tin tức liên quan

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.