Đối với các công việc liên quan đến lĩnh vực Hành chính – Nhân sự, bạn sẽ hàng ngày tiếp xúc với rất nhiều loại tài liệu khác nhau: tài liệu trên file, trên giấy, tài liệu theo tháng, theo năm,… Nếu không biết cách sắp xếp, tổ chức quản lí hiệu quả sẽ khiến mất rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm. Bài viết dưới đây hôm nay sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính như thế nào cho khoa học và hiệu quả nhé!
Các quy tắc về đặt tên thư mục
Bạn có thể tiến hành tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, hay đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên cho thư mục thoạt đầu nghe có vẻ đơn giản nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả tổ chức quản lý. Khi tiến hành đặt tên thư mục, bạn cần lưu ý một số nội dung như sau:
- Hạn chế dùng tiếng việt có dấu. Bởi vì trong một vài chương trình hoặc là phần mềm làm việc với thư mục của máy tính, đôi khi có thể gặp lỗi trong lúc tương tác với thư mục dùng tiếng việt có dấu.
- Tên thư mục nên được đặt càng ngắn gọn càng tốt. Bạn nên tham khảo các quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file (thường là hạn chế ở 260 ký tự). Nếu như vượt quá độ dài tối đa, bạn có thể gặp phải lỗi khi thực hiện sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó.
- Đặt tên thư mục sao cho bạn có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng nhất. Việc này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm thời gian khi mở tới thư mục là có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa trên đặc điểm tên thư mục. Bạn có thể dùng những số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.
Những quy tắc tổ chức thư mục
Bởi vì công việc của bạn không chỉ có các thứ liên quan đến công việc hàng ngày, mà sẽ còn rất nhiều việc khác nữa: chẳng hạn như việc riêng cá nhân, học tập… Vì vậy, bạn nên tổ chức rõ ràng những file tài liệu có liên quan trong từng thư mục, từ đó giúp tránh được nhầm lẫn, cũng như dễ tìm kiếm lại khi cần.
Một vài lưu ý khi tổ chức thư mục như sau:
- Tổ chức theo năm: khi kết thúc mỗi năm bạn có thể nén và lưu trữ toàn bộ tài liệu phát sinh của năm đó ra bộ nhớ riêng, từ đó sẽ tránh mất mát và giải phóng bớt bộ nhớ làm việc của máy tính. Công việc này cũng giống với hồ sơ giấy, bạn cũng phải tiến hành dọn tủ khi hết mỗi năm để có chỗ trống cho các tài liệu mới.
- Tiến hành phân chia thành nhóm những công việc liên quan trong mỗi năm. Ở mỗi nhóm việc lại gồm các đầu việc. Ở các đầu việc sẽ gồm những tài liệu liên quan tới việc đó. Thông thường sẽ chỉ bao gồm từ 4-5 cấp, bạn cũng nên tránh phân cấp quá sâu sẽ gây mất thời gian trong quá trình tìm, mở thư mục.
- Bạn cũng nên đổi Icon của thư mục để có thể tạo điểm nhấn, gây chú ý với các thư mục quan trọng.
- Cài đặt khóa bảo vệ thư mục quan trọng bằng việc đặt mật khẩu, đặt chế độ Read Only
Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục không lưu được file Excel
