Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách tạo danh sách thả xuống trong Excel với chức năng Data Validation thông qua hàm Indirect. Hãy cùng theo dõi nhé!
Giới thiệu về chức năng Data Validation trong Excel
Có thể nói một cách dễ hiểu, Data Validation là chức năng hỗ trợ kiểm duyệt dữ liệu được nhập vào để sao cho dữ liệu đúng phải được nhập vào chính xác vị trí. Data Validation được ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau, ví dụ như cập nhập những ký tự chữ giống nhau ở cùng một cột hoặc là xây dựng biểu đồ báo cáo tài chính với những tiêu chí ràng buộc (theo mốc thời gian hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc là hàng năm hay theo từng khu vực, từng quốc gia)
Hướng dẫn cách tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống trong Excel
Bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiến hành bôi đen một ô tính hoặc là vùng dữ liệu cần tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống
Bước 2: Tiếp đến, chọn thanh tác vụ Data và nhấn click vào mục Data Validation
Lúc này, hộp thoại Data Validation sẽ xuất hiện với rất nhiều lựa chọn cho bạn
Bước 3: Tại tab Settings, nhấn chọn List
Bước 4: Điền danh sách các dữ liệu cần kiểm duyệt, ngăn cách nhau bằng dấu phẩy rồi bấm OK
(trong ví dụ bên dưới, bạn sẽ điền lần lượt tên những tháng vào để người dùng có thể lựa chọn trong danh sách khi xổ xuống)
Hướng dẫn cách thêm các thông báo dữ liệu cần nhập, cảnh báo lỗi xảy ra vào trong hộp thoại xổ xuống
- Với thông báo dữ liệu cần nhập:
Tại cửa sổ hộp thoại Data Validation, hãy chọn tab Input Message -> nhấn click chọn vào hộp kiểm đầu tiên
Thực hiện điền vào phần Title nội dung khái quát của thông báo
Tiếp đến điền vào phần Input message nội dung thông báo đầy đủ về loại dữ liệu mà người sử dụng sẽ lựa chọn để nhập vào
- Với cảnh báo lỗi:
Tại cửa sổ hộp thoại Data Validation, bạn nhấn chọn tab Error Alert -> Click chọn vào hộp kiểm đầu tiên
Thao tác chọn vào biểu tượng cảnh báo rồi điền nội dung khái quát của lỗi, cùng với nội dung lỗi đầy đủ vào các mục Title và Short Description.
Cuối cùng nhấn OK.
Hướng dẫn tạo hộp thoại Data Validation xổ xuống cho vùng dữ liệu/vùng dữ liệu đã đặt tên trước
Không phải lúc nào bạn cũng tạo thủ công hộp thoại dữ liệu xổ xuống trong ô dữ liệu nguồn. Trong quá trình nhập liệu sau này, đôi khi bạn cần phải thay đổi cũng như cập nhập, và việc này sẽ trở nên tương đối khó chịu.
Thay vào đó, bạn có thể liên kết đến 1 dải ô mới để có thể dễ dàng cập nhật các thay đổi về nội dung dữ liệu theo những bước dưới đây:
Bước 1: Bạn nhấp chọn 1 ô tính cần tạo hộp kiểm Data Validation
Bước 2: Tiếp đến, điền các giá trị của hộp kiểm vào 1 cột khác
Bước 3: Nhấn chọn tab Data Validation -> Setting -> Chọn “List”
Bước 4: Tại phần Source -> nhấn vào nút tô đen vùng dữ liệu, rồi chọn vùng dữ liệu mà bạn cần và nhấn OK để hoàn tất
Đối với vùng dữ liệu đã được đặt tên trước, việc thiết lập trên sẽ trở nên dễ dàng hơn vì nó dễ nhận biết và dễ thao tác hơn. Các bước như sau:
Bước 1: Tiến hành chọn dải ô dữ liệu cần tham chiếu
Bước 2: Tiếp đó, tìm đến thanh tác vụ Formulas -> Chọn “Define Name”
Bước 3: Tại mục Name -> Điền tên vùng dữ liệu bạn muốn (trong ví dụ này bạn chọn “lookup_range”)
Bước 4: Sau đó đặt Scope là Workbook, Phần Comment bạn sẽ điền một đoạn mô tả ngắn để có thể phân biệt, rồi click OK
Bước 5: Cuối cùng, bạn quay lại cửa sổ Data Validation -> Tại mục Source, bạn tiến hành nhập tên vùng dữ liệu vừa tạo (=lookup_range) là hoàn tất.
Hướng dẫ tạo hộp thoại xổ xuống Data Validation có điều kiện ràng buộc
Phần này bạn sẽ tìm hiểu về cách để tạo 1 hộp thoại linh động khi dùng hàm Indirect
Ví dụ tiếp theo, bạn có dữ liệu được chia thành 2 loại là Đồ điện tử và Sách
Khi người dùng thực hiện lựa chọn Đồ điện tử (Electronics) thì trong hộp thoại xổ xuống sẽ có 1 hộp thoại khác xuất hiện, trong đó có chứa các danh mục thuộc hàng điện tử, ví dụ như là điện thoại di động, laptop, v.v.
Khi người dùng thao tác lựa chọn Sách (Books) tại hộp thoại xổ xuống, lúc này sẽ có 1 hộp thoại khác xuất hiện có chứa các danh mục các loại sách, ví dụ sách tiểu thuyết giả tưởng, sách tiểu thuyết thực tế, sách văn học lãng mạn, v.v.
Bố trí bảng tham chiếu, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bố trí bảng tham chiếu dưới dạng như sau: Tiêu đề những mục nhỏ hơn cần bố trí sang phải và dưới dạng tiêu đề chính
Bước 2: Tiếp đến chọn cả 2 ô trong mục “Shop Category” rồi đặt tên vùng dữ liệu đó là “Shop_Category”
Bước 3: Tiếp tục làm tương tự với mục Electronics và Books
Bước 4: Nhấn chọn ô B1 và click vào phần Data Validation -> List -> Thực hiện điền tên danh mục đại diện đầu tiên (“Shop_Category” chẳng hạn) rồi nhấn OK
Bạn đã vừa hoàn tất việc tạo hộp thoại xổ xuống đầu tiên, tiếp đến bạn cần tạo thêm 1 hộp thoại nữa
Bước 5: Thực hiện chọn ô B2 -> Data Validation -> List -> Under Source -> Bạn sẽ cần liên kết với ô B1 bằng công thức hàm Indirect như sau:
Như vậy là hoàn tất rồi đó. Kể từ giờ nếu như bạn lựa chọn Electronics trong hộp thoại đầu tiên, bạn cũng sẽ chỉ thấy các mục nhỏ hơn thuộc đồ điện tử mà thôi.
Và bạn làm tương tự đối với Books
Ghi chú cần lưu ý
Phương pháp này sẽ có một số hạn chế như sau:
- Tên vùng dữ liệu bạn đặt sẽ không được chứa ký tự khoảng trắng ở trong. Ví dụ như, bạn không nên đặt tên ở dạng “Mobile Phones”, mà phải là “Mobile_Phones”
- Bạn không nên đặt tên ở dạng FY15, FY16, Q116, Q216, v.v. vì Excel lúc này sẽ mặc định chúng là dải ô tính thông thường.
Xem thêm: Cách thay đổi định dạng ngày tháng trong Excel
Hướng dẫn tìm các ô tính chứa Data Validation trong Excel
Để có thể tìm các ô tính chứa Data Validation, bạn hãy truy cập thanh tác vụ Home -> Click chọn Find & Select → Chọn Data Validation.
Lúc này, bạn có thể thấy được toàn bộ các ô tính Excel chứa hộp thoại xổ xuống Data Validation.
Hướng dẫn xóa hộp kiểm Data Validation trong Excel
Bạn chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu có chứa hộp kiểm Data Validation, rồi nhấn vào mục Data Validation -> Chọn tab Settings -> Tại hộp kiểm Allow, chọn “Any Value”
Cũng còn cách khác đơn giản hơn là sao chép và dán một ô dữ liệu trắng đến phần hộp kiểm Data Validation. Lúc bạn click vào lựa chọn đó, toàn bộ định dạng mà được kiểm soát bởi Data Validation sẽ bị ghi đè lên bởi định dạng ô trống.
Hướng dẫ tạo hộp thoại xổ xuống Data Validation bằng Bảng điểu khiển Form của hộp thoại hỗn hợp
Bước 1: Thao tác chọn thanh tác vụ Developer -> Insert -> từ bảng điều khiển Form, nhấn chọn Hộp thoại hỗn hợp Combo Box -> Chèn hộp thoại bằng chuột
Bước 2: Tiếp đến, thêm dữ liệu theo hàng dung để tham chiếu
Bước 3: Nhấn chuột phải vào Combo Box vừa được tạo rồi chọn “Format Control”
Bước 4: Tại tab Control, nhấn chọn vùng dữ liệu nhập vào, sau đó chọn ô tính được liên kết đến và nhấn OK
Hướng dẫn sử dụng dữ liệu Combo Box
Khác với hộp kiểm Data Validation, hộp thoại hỗn hợp sẽ không phụ thuộc vào bất kì ô tính nào, cho nên bạn sẽ không thể trực tiếp liên kết công thức để tham chiếu kết quả của hộp thoại được.
Vì tính chất của một hộp thoại độc lập, cho nên bạn cần phải đi vòng để hoàn tất được yêu cầu này:
Bước 1: Sau khi đã thiết lập xong cho hộp thoại hỗn hợp Combo box, bạn nhấn chọn 1 giá trị bất kì trong danh sách xổ xuống
Bước 2: Lúc này, bạn sẽ thấy có 1 dãy số trong ô liên kết
Bước 3: Tiến hành quay lại ô tính chứa dữ liệu tham chiếu rồi thêm dãy số trên vào đối tượng cần tham chiếu
Bước 4: Tiếp đến, chọn 1 ô gần với form rồi thực hiện việc tham chiếu bằng Vlookup thông qua dãy số trên
Bước 5: Cuối cùng, sử dụng công thức Vlookup trong thanh công thức.
Vậy là bạn đã hoàn tất thành công cách tạo danh sách thả xuống trong Excel rồi đấy! Đừng quên cập nhật thêm nhiều kiến thức tin học bổ ích khác nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh dấu tích trong Excel
