Khi thực hiện các báo cáo tổng kế số liệu trên Excel, sẽ không ít lần bạn cần dùng đến biểu đồ để có thể thể hiện thông tin một cách trực quan nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Excel chi tiết nhất cho bạn, cùng theo dõi nhé!
Nội dung bài viết
Những tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ
Một trong các quan niệm sai lầm thường gặp khi muốn thực hiện vẽ biểu đồ trên Excel đó là: Bất cứ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được.
Nhận định này đã gây ra những lỗi rất khó chữa, có thể kể đến như:
- Không xác định được nên chọn loại biểu đồ nào.
- Dữ liệu biểu diễn thể hiện không đúng trên biểu đồ.
- Thiếu hoặc là thừa nội dung cần biểu diễn.
- Biểu đồ thể hiện sai mà không biết nguyên nhân từ đâu, không biết sửa thế nào cho đúng.
Chính vì vậy, bạn cần phải biết những tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ. Khi đã tuân thủ được những tiêu chuẩn này, bạn sẽ tự tin vẽ được biểu đồ đúng.
Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, chứ không phải dữ liệu chi tiết.
Dữ liệu chi tiết được hiểu là cùng 1 đối tượng nhưng lại xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, từng dòng lại thể hiện 1 nội dung chi tiết.
Lúc này trên bảng dữ liệu, bạn sẽ thấy có rất nhiều dòng, mỗi đối tượng lại xuất hiện nhiều lần. Vì vậy, nếu bạn vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, lúc này sẽ rất khó để xác định đúng được trên biểu đồ vì nó không có chức năng tự động tổng hợp dữ liệu. Việc tổng hợp này phải được làm trước khi vẽ biểu đồ.
Dựa vào tiêu chuẩn này bạn sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng, đầy đủ nội dung.
Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ cần được thống nhất về định dạng và loại dữ liệu
- Các dữ liệu cần phải cùng loại: chẳng hạn cùng là Text hoặc cùng là Number, %, không được lẫn lộn giữa các loại với nhau.
- Các dữ liệu cùng loại phải được nằm trên cùng 1 hàng hoặc là cùng 1 cột.
Dựa trên những dạng dữ liệu này, bạn có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp.
Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Việc này ảnh hưởng khi thực hiện vẽ lên biểu đồ, bạn có thể gặp tình trạng như: không biết những thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Vì vậy, cần phải xác định rõ các nội dung thì bạn mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ.
Dựa vào tiêu chuẩn này, bạn sẽ xác định được ý nghĩa của mỗi nội dung được thể hiện trên biểu đồ.
Những bước vẽ biểu đồ trong Excel
Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản sẽ có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt là từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong những phiên bản này sẽ có hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ sẽ đa dạng hơn. Trong phạm vi bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về cách vẽ biểu đồ trong Excel áp dụng cho từng phiên bản.
Bước 1: Đầu tiên, nhấn chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ
Bước 2: Tại thẻ Insert, nhấn chọn nhóm Chart sau đó chọn loại biểu đồ phù hợp
Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Nếu như biểu đồ chưa đúng hoặc là cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, hãy nhấn chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), rồi sau đó chọn tiếp thẻ Design, chọn tới chức năng Select Data
Bước 4: Trang trí biểu đồ
Cách thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ
Trong những bước vẽ biểu đồ ở trên, bạn sẽ thấy ở bước 3 có nói tới việc bạn có thể thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, từ đó giúp biểu đồ thể hiện đúng hơn so với mong muốn. Vậy bạn sẽ thực hiện việc này thế nào?
Chart Data Source: là nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Tất cả dữ liệu được đưa vào biểu đồ có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng
Legend Entries (Series): là dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của cột trong biểu đồ, độ lớn của mảnh trong biểu đồ hình tròn… được thể hiện ở phần này
Horizontal (category) Axis Labels: là dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng: nội dung đại diện cho cột, mảnh… trên biểu đồ
Ví dụ về việc thiết lập thay đổi dữ liệu trong biểu đồ
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính căn bậc 2 trong Excel
Cách trang trí biểu đồ đẹp mắt
Trang trí biểu đồ nằm ở bước cuối giúp tạo nên tính thẩm mỹ, mang tích thuyết phục hơn cho người xem. Một biểu đồ được đánh giá là đẹp sẽ gồm các yếu tố sau:
- Nội dung biểu đồ thể hiện đúng
- Có tên biểu đồ, tên các mốc trên trục tọa độ rõ ràng
- Các thành phần được bố trí cách đều nhau hoặc là theo tỷ lệ cân đối
- Cách phối màu đồng nhất, gọn gàng, đặc biệt càng đơn giản càng tốt.
Để thêm những thành phần khác của biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểu đồ… thì bạn tiến hành thêm ở mục Add Chart Element tại thẻ Design của Chart Tools
Những nội dung trong Chart Element bao gồm:
- Axes: Chia tỷ lệ trên những trục tọa độ
- Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
- Chart Title: Tên biểu đồ
- Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
- Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
- Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
- Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
- Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
- Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
- Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.
Trong mỗi nhóm trên sẽ lại có các đối tượng cụ thể, vị trí cụ thể để bạn tiến hành chọn cho phù hợp.
Hi vọng bài hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Excel trên đây sẽ giúp bạn thao tác thuần thục hơn, giúp bài báo cáo của bạn thêm sinh động và truyền tải nội dung thành công. Đừng quên khám phá thêm các kiến thức tin học bổ ích khác của chúng tôi nhé!
Xem thêm: Cách sử dụng hàm INT và hàm MOD trong Excel
