Thống kê doanh số bán hàng hàng ngày bạn sẽ phải kiểm đếm được mặt hàng, đơn giá. Cách tính tổng trong excel nào nhanh, chính xác mà bạn mong muốn thực hiện để không mất thời gian? Bài viết dưới đây sẽ gợi bạn các cách tính tổng đối với bảng số liệu từ đơn giản đến phức tạp.
Nội dung bài viết
Tính tổng dựa vào thanh trạng thái
Để tính tổng trên excel thì ngoài hàm cộng trong excel, bạn sẽ có thêm những lựa chọn khác nhanh, đơn giản hơn nhiều. Một trong số đó là tính tổng dựa trên thanh trạng thái hiển thị trên cửa sổ excel.
Các phiên bản excel 2007, 2010, 2013 đã hoàn thiện tính năng tự động. Vì vậy, khi bạn có một bảng số liệu các đơn hàng. Bạn chỉ cần sử dụng chuột máy tính bôi đen vùng dữ liệu bao gồm các ô excel chứa số liệu giá trị hoặc số lượng đơn hàng.
Ngay dưới thanh trạng thái, excel sẽ hiển thị các số liệu về average, count, sum. Bạn nhìn vào khung có chữ Sum kèm theo con số cụ thể. Đó chính là tổng của một đơn giá hoặc số lượng hàng hóa bạn muốn tính.
Với cách tính tổng trong excel dựa vào thanh trạng thái, bạn không cần phải thao tác nhiều ngoài một đúp nháy chuột cực kì đơn giản. Đây cũng là mẹo tính nhanh dành cho những bạn không thể ghi nhớ được công thức tính tổng trong excel.
Sử dụng autosum để tính tổng trong excel
Không cần sử dụng hàm số SUM để tính tổng trong excel, với cách tính tổng trong excel với công cụ Autosum, bạn có thể tính tổng bất kỳ một cách tự động. Bạn sẽ thao tác theo các bước như sau:
Bước 1: Nhấp chuột vào ô excel trống ngay dưới hàng cuối cùng của cột bảng giá hoặc đơn hàng cần tính tổng.
Bước 2: Trên thanh công cụ Home, bạn chọn Editing group – click chọn Autosum.
Bước 3: Trong cách tính tổng trong excel với Autosum thì sau bước 2, excel sẽ tự động mở đầu công thức SUM với cú pháp = SUM. Lúc này bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu chứa các giá trị cần tính tổng.
Sử dụng cách thủ công để nhập hàm SUM
Nếu bạn cần tính các giá trị nằm trong một cột excel một cách nhanh chóng thì thay vì suy nghĩ tìm cách tính tổng trong excel với cú pháp hàm số. Bạn có thể chọn cách nhập các giá trị một cách thủ công để cộng tổng. Bạn hãy thử áp dụng các bước dưới đây:
Bước 1: Click chuột vào một ô excel trống trong bảng nơi bạn muốn hiển thị kết quả tổng của các ô excel được lựa chọn.
Bước 2: Nhập dòng chữ =sum(các ô excel cần tính tổng).
Bước 3: Click chuột chọn vùng dữ liệu bạn muốn tính tổng các giá trị.
Bước 4. Chọn Enter để ô excel hiển thị kết quả tính tổng.
Tính tổng các ô được lọc bằng Subtotal trong excel
Nếu bạn có một danh sách đơn hàng với nhiều sản phẩm khác nhau, không ít sản phẩm cùng tên với các mức giá khác nhau. Lúc này, bạn sẽ tính tổng giá trị của các sản phẩm cùng tên như thế nào. Cách tính tổng trong excel với Subtotal dưới đây sẽ giúp bạn hình dung các thao tác cần thực hiện.
Bước 1: Đây là bước lọc và tính tổng trong excel. Bạn sẽ tiến hành lọc các sản phẩm có cùng tên bằng cách chọn Data trên thanh công cụ excel – chọn biểu tượng Filter.
Bước 2: Các thanh tiêu đề của cột sẽ xuất hiện mũi tên, dấu hiệu để bạn nhận biết Filter đã được cài đặt. Bạn nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên bên cạnh ô tiêu đề để chọn đối tượng cần lọc dữ liệu.
Bước 3: Trong bảng chọn danh mục, bạn click chuột bỏ chọn Select All, tiếp đỏ click chuột tích vào tên sản phẩm cần lọc. Tiếp đó, chúng ta nhấn OK để kết thúc quá trình lọc.
Bước 4: Bạn chọn toàn bộ vùng dữ liệu vừa được lọc. Trên tab Home, chọn Autosum để tính tổng tự động. Lúc này, kết quả sẽ trả về giá trị tổng của các ô excel đã được lọc.
Cách chuyển dữ liệu vào bảng excel có tổng số của các cột
Cách tính tổng trong excel khi bạn cần chuyển đổi dữ liệu bảng tính sang bảng Excel sẽ giúp công việc tính tổng của cột và hàng dễ dàng hơn. Bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Định dạng vùng dữ liệu như Excel Table bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl +T
Bước 2: Khi tab Design xuất hiện, bạn cần click chuột chọn Total Row.
Bước 3: Cuối bảng excel sẽ được thêm một hàng mới. Để thực hiện việc tính tổng, bạn cần chọn số xuất hiện tại ô excel trong hàng mới, click chuột vào mũi tên hướng xuống bên cạnh. Trong list danh sách bạn chọn SUM. Tùy chọn này cho phép hiển thị tổng số của mỗi cột. Ngoài cách tính tổng trong excel với SUM trong trường hợp này, bạn có thể lựa chọn các hàm khác như Average, Min và Max.
Một số lưu ý khi tính tổng trong excel
Bạn có thể áp dụng một trong các cách tính tổng trong excel vừa chia sẻ ở trên phù hợp với mục đích tổng kết số liệu.
Khi đặt phép tính tổng với SUM, bạn nên để ô excel chứa kết quả tính tổng khác với cột giá trị tính tổng. Nếu chúng ta đặt chung sẽ xảy ra tình huống cột kết quả của hàm SUM bị lỗi và trả về kết quả bằng 0.
Hàm số SUM tính tổng sẽ trả về kết quả lỗi nếu bạn gõ sai các giá trị tính tổng như =SUM(12,314,21,321,46,346).
Cách tính tổng trong excel không áp dụng đối với giá trị là văn bản. Vì vậy, bạn cần đặc biệt chú ý các giá trị nhập vào tính tổng phải là con số để tránh trả về lỗi £VALUE!
Trên đây là cách tính tổng trong excel nhanh chóng, dễ dàng áp dụng và những lưu ý để trả về kết quả tổng chính xác. Hi vọng các bạn sẽ thực hành hiệu quả và thành công để thao tác với excel trở nên đơn giản, thuận lợi nhất.
