Xử lý bảng số liệu trên excel, bạn cần biết cách thống kê số lượng, giá trị một đối tượng cụ thể. Đếm có điều kiện với một số hàm công thức trên excel sẽ giúp bạn tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng, chính xác.
Đôi khi, bạn muốn đếm một dữ liệu cụ thể không kèm điều kiện hoặc đếm kèm nhiều điều kiện để phân tách, thống kê mà chưa biết phải thao tác thế nào trên phần mềm excel. Với tính năng cài đặt chuyên biệt hỗ trợ xử lý, chỉnh sửa, kiểm tra, quản lý dữ liệu, excel sẽ hỗ trợ bạn đạt được mục đích đếm có điều kiện với hai hàm COUNTIF và COUNTIFS.
Đếm dữ liệu trên excel với hàm COUNTIF
Khi thống kê một đối tượng cụ thể trên excel bao gồm các điều kiện thỏa mãn thì hàm COUNTIF sẽ là lựa chọn phù hợp để đếm có điều kiện một cách chính xác, nhanh chóng. Muốn vậy, bạn cần biết công thức của hàm COUNTIF và ý nghĩa các thành phần hiển thị trên công thức đó:
Cú pháp của hàm COUNTIF là: =COUNTIF(range;criteria).
Trong đó range: vùng dữ liệu chứa các ô cần đếm, có thể chứa số, tham chiếu có chứa số…, các giá trị trống sẽ được loại trừ.
Criteria: điều kiện để đếm số ô có giá trị trong range, nó có thể là biểu thức, chữ viết (chuỗi văn bản, cụm từ…), biểu thức, tham chiếu ô.
Lưu ý khi quá trình nhập công thức đếm có điều kiện bạn cần sử dụng điều kiện với các chuỗi ký tự dưới 255 ký tự để công thức trả về kết quả đúng.
Ghi đối số của criteria trong dấu ngoặc kép và criteria không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường nên bạn nên viết các ký tự chữ như bình thường.
Trong điều kiện criteria, bạn có thể sử dụng dấu hỏi (?) tương đương với 1 ký tự và dấu sao (*) tương đương với một chuỗi ký tự. Lưu ý thêm ký tự ~ phía trước nếu không sử dụng dấu chấm hỏi hoặc dấu sao làm ký tự đại diện.
Bạn có thể quan sát ví dụ trực quan đếm có điều kiện bằng hàm COUNTIF với một đối tượng cụ thể trong bảng số liệu về các mặt hàng kinh doanh hoa quả.
Nếu bạn muốn tìm kiếm mặt hàng “xoài” trong bảng thống kê các mặt hàng hoa quả, bạn sử dụng công thức như COUNTIF nhập vào một ô excel ngoài bảng số liệu với cú pháp như sau:
=COUNTIF(B2:B8,”xoài”)
Sau khi nhập công thức, bạn soát lại xem tính chính xác của từng ký tự, dấu trong công thức, nhấn Enter để công thức trả về kết quả giá trị tên “xoài”. Lúc này công thức trả về giá trị 1 tương ứng với 1 mặt hàng tên “xoài”.
Nếu bạn muốn tìm mặt không có tên là “chanh”, bạn nhập công thức đếm có điều kiện với COUNTIF như sau: =COUNTIF(B2:B8,”<>chanh”).
Sau khi nhập công thức, bạn nhấn chọn Enter, kết quả sẽ trả về 5 tương ứng với 5 mặt hàng không có tên “chanh”.
Lựa chọn khác với COUNTIF trên bảng số liệu thống kê mặt hàng cụ thể này để bạn hình dung ra ứng dụng của COUNTIF có điều kiện là các mặt hàng có số lượng bán >=10kg. Bạn cần nhập công thức COUNTIF với cấu trúc như sau: =COUNTIF(C1:C8,”>=10″).
Sau khi nhập công thức, bạn kiểm tra tính chính xác, nhấn Enter để trả về kết quả số đếm. Lúc này, ô excel nhập công thức COUNTIF sẽ trả về kết quả 6 tương ứng với 6 mặt hàng có số lượng bán >=10kg.
Từ các ví dụ minh họa cụ thể trên, bạn có thể thấy hàm COUNTIF sẽ trả về kết quả đếm có điều kiện với đối tượng đếm chỉ có một điều kiện đi kèm. Vậy với nhiều điều kiện đếm kèm theo một lúc, bạn cần sử dụng hàm countif nhiều điều kiện.
Đếm dữ liệu trên excel với hàm COUNTIFS
Hàm COUNTIFS đếm có điều kiện được quy định trong công thức =COUNTIFS (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)Các thành phần trong công thức trên được định nghĩa như sau:
Range: Vùng chứa các ô dữ liệu cần đếm
criteria_range1 : xác định phạm vi vùng dữ liệu bắt buộc áp dụng điều kiện đầu tiên (criteria1).
criteria1 : điều kiện bắt buộc cho dạng số, ô tham chiếu, văn bản, một mảng hoặc một hàm Excel khác, chuỗi,… Tiêu chí này xác định những ô tính nào sẽ được đếm và có thể biểu diễn là 10, A6, “sweets”, “<=32”.
[criteria_range2, criteria2]… : tùy chọn các điều kiện bổ sung, có thể nhập tới 127 cặp điều kiện trong công thức.Lưu ý hàm COUNTIFS đếm có điều kiện có thể đếm các đối tượng trong nhiều vùng dữ liệu với nhiều điều kiện. Bạn cần nhớ rằng các ô được đếm phải đáp ứng tất cả các điều kiện mới được tổng hợp để đếm.
Các vùng dữ liệu nằm liền kề hoặc không liền kề đều được đếm với hàm COUNTIFS.
Nếu tiêu chí là một tham chiếu đến một ô trống, hàm COUNTIFS coi nó có giá trị bằng không (0).
Bạn có thể quan sát một ví dụ cụ thể dưới đây để hiểu hơn về cách đếm có điều kiện với hàm COUNTIFS. Bạn muốn đếm số mặt hàng tồn kho với điều kiện (giá trị cột B lớn hơn 0) nhưng chưa bán được.
Bạn áp dụng công thức COUNTIFS nhập vào một ô excel như sau:= COUNTIFS (B2: B7, “> 0”, C2: C7, “= 0”)
Kết quả ô excel sau khi nhập công thức COUNTIFS là 2 tương đương với mặt hàng “Cherries” và ‘Lemons” còn tồn kho và chưa bán được.
Bạn muốn tìm mặt hàng không còn số lượng tồn kho và không bán được, bạn nhập công thức COUNTIFS như sau = COUNTIFS ($B$2: $B$7, “= 0”, $C$2: $C$7, “= 0”)
Sau khi nhập công thức, kết quả trả về số 1. Bạn hiểu rằng mặt hàng “Grapes” đang có giá trị ở hai cột B và C bằng O, tức là mặt hàng không còn tồn kho và không có số lượng bán được.
Bài viết trên đây đã giới thiệu cho các bạn hàm đếm có điều kiện kèm theo ví dụ minh họa cụ thể để bạn hiểu về thao tác nhập công thức sao cho chính xác, đạt được mục đích đếm dữ liệu. Hãy áp dụng hợp lý để quản lý, kiểm soát bảng số liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả.
