Hướng dẫn cách nhập dữ liệu nhanh trong Excel

Bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về 2 mẹo nhanh giúp nhập một công thức hoặc là văn bản vào một số ô trong Excel cùng một lúc. Cách này rất hữu hiệu khi bạn tiến hành chèo công thức vào toàn bộ những ô trong một cột hoặc là tiến hành điền vào toàn bộ các ô trống trong một bảng có cùng giá trị. Cùng tìm hiểu nhé!

Chọn toàn bộ những ô mà bạn muốn nhập cùng một dữ liệu

Sau đây là cách nhanh nhất để bạn có thể chọn ô:

Chọn toàn bộ cột

  • Nếu như dữ liệu của bạn nằm ở bảng Excel đầy đủ, bạn chỉ cần nhấp vào bất cứ ô nào trong cột, rồi nhấn Ctrl + Space.
  • Nếu như bạn có một dãy dữ liệu đơn giản (khi bạn tiến hành nhấp vào bất cứ ô nào có dữ liệu, bạn sẽ không thấy tab “Tabe Tools” ở góc trên bên phải):

Lưu ý: Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Space sẽ chọn toàn bộ những ô trong cột, có nghĩa là là từ C1 đến C1048576, ngay cả khi chỉ các ô C1-C100 chứa dữ liệu.
Tiến hành đặt con trỏ tại ô đầu tiên trong cột (hoặc là ô thứ hai nếu như bảng của bạn có tiêu đề), sau đó bạn nhấn Shift + Ctrl + End để tiến hành đi đến cuối bảng, rồi giữ phím Shift và nhấn phím trái nhiều lần cho tới khi chỉ còn lại cột cần được chọn.

Đây được xem là cách nhanh nhất để chọn toàn bộ những ô trong cột, đặc biệt là nếu cột chứa một vài ô trống giữa dữ liệu.

Chọn toàn bộ hàng

  • Nếu như dữ liệu của bạn nằm ở bảng Excel đầy đủ, bạn chỉ cần nhấp vào bất cứ ô nào trong hàng và sau đó nhấn Shift + Space.
  • Nếu như bạn có một vùng dữ liệu đơn giản, bạn hãy nhấp vào ô cuối cùng tại hàng, sau đó nhấn Ctrl + Home.

Chọn một số ô

Tiến hành giữ Ctrl và nhấp chuột trái vào toàn bộ những ô mà bạn muốn điền dữ liệu.

Chọn toàn bộ bảng

Nhấp vào bất cứ ô nào trong bảng của bạn rồi sau đó nhấn Ctrl + A.

Chọn tất cả những ô trong một bảng tính
Nhấn Ctrl + A, sau đó tiếp tục nhấn Ctrl + A lần nữa.

Chọn ô trống trong một khu vực nhất định (hàng, cột, bảng)

Chọn khu vực bạn cần (xem hình minh họa bên dưới), ví dụ: Toàn bộ cột.

Nhấn F5 để di chuyển đến hộp thoại “Go To” và nhấn chọn Special…

Chọn Blanks tại Go To special và nhấp Ok.

Lúc này, khi quay lại Excel bạn sẽ thấy chỉ những ô trống trong vùng được chọn được đánh dấu. Cách này sẽ nhanh hơn nếu chọn 3 ô trống bằng việc nhấp vào chúng với con trỏ chuột của bạn. Nhưng cách này sẽ hiệu quả nếu như bạn có hơn 300 khoảng trắng phân bố ngẫu nhiên trong 10000 ô.

Xem thêm: Hướng dẫn cách thêm font chữ vào Word

Cách nhanh nhất để thực hiện chèn một công thức vào toàn bộ cột

Bạn đang có một bảng lớn và muốn thêm một cột mới với một vài công thức. Ví dụ, bạn đang có được một danh sách những liên kết và muốn trích xuất những tên miền từ những liên kết này cho các công việc khác. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện chuyển đổi vùng dữ liệu sang một bảng Excel. Tiếp đó, nhấn chọn bất kỳ ô nào trong dải dữ liệu, rồi nhấn Ctrl + T để làm xuất hiện hộp thoại “Create Table” (nhấp Ctrl + L trong Excel 2003). Nếu như dữ liệu của bạn có chứa tiêu đề cột, bạn hãy đảm bảo đã chọn ô “My table has headers”. Thông thường thì Excel nhận diện những tiêu đề bảng của bạn một cách tự động, còn nếu không, bạn hãy chọn ô này bằng cách thủ công.

Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện chèn một cột mới vào bảng. Việc chèn thêm một cột mới vào một bảng sẽ dễ hơn nhiều so với thêm vào một vùng dữ liệu đơn giản. Bạn chỉ cần nhấp vào bất cứ ô nào trong cột bên cạnh nơi bạn đang muốn thêm cột mới và nhấn chọn Insert> Table Column to the Right (thêm bên phải) (hoặc là “Table column to the left“).

Bước 3: Tiến hành đặt tên cho cột mới thêm vào.

Bước 4: Nhập công thức vào ô đầu tiên của cột mới. Lúc này, bạn sẽ dùng công thức sau để trích xuất những tên miền trong ví dụ: = MID (c2, FIND (“:”, c2, “4”) + 3, FIND (“/”, c2,9) -FIND (“: “, C2,” 4 “) – 3).

Bước 5: Nhấn Enter. Excel sẽ tự động điền toàn bộ các ô trống trong cột của bạn với cùng một công thức.

Nếu như bạn muốn chuyển lại bảng có vùng dữ liệu đơn giản vì một lý do nào đó, hãy nhấn chọn bất cứ ô nào trong bảng của bạn, sau đó bạn nhấn nút “Convert to Range” trên tab Design.

Bạn có thể áp dụng cách làm này chỉ khi toàn bộ những ô trong cột trống, vì vậy cách tốt nhất vẫn là thêm các cột mới.

Chèn cùng một dữ liệu vào nhiều ô bằng việc dùng Ctrl + Enter

Chọn những ô mà bạn muốn điền vào cùng một dữ liệu tại bảng tính Excel của bạn.

Ví dụ bạn có một bảng danh sách khách hàng. Có một cột liệt kê những trang web dẫn khách hàng đến chúng tôi. Chúng tôi đang muốn lấp đầy những ô trống bằng “_unknown_” để làm cho việc lọc trở được dễ dàng hơn trong tương lai. Các bước như sau:

Bước 1: Tiến hành chọn toàn bộ ô trống trong cột

Bước 2: Nhấn F2 để thực hiện chỉnh sửa ô cuối cùng vừa chọn và gõ dữ liệu vào: đó có thể là một chuỗi văn bản, con số hay là công thức (ví dụ: “_unknown_”)

Bước 3: Cuối cùng, bạn chấn Ctrl+Enter thay cho Enter. Lúc này, toàn bộ các ô được chọn sẽ được điền với dữ liệu bạn vừa nhập.

Xem thêm: Hướng dẫn cách thay thế từ trong Word

Tin tức liên quan

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.