Bạn tạo file Excel và để người khác sử dụng, bạn đang muốn tìm cách note lại các ghi chú để người dùng có thể hiểu khi thao tác ở một ô hay một vùng ô nào đó. Vậy thì đừng bỏ qua bài viết bên dưới nhé, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách tạo ghi chú trong Excel áp dụng cho 1 ô và 1 vùng ô.
Cách dùng chức năng tạo Ghi chú trong ô
Đây là một cách làm khá phổ biến, thường được sử dụng khi bạn muốn tạo 1 ghi chú trong 1 ô. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, tiến hành chọn ô bạn muốn tạo ghi chú
Bước 2: Nhấn chuột phải trong ô đó, rồi chọn New Note (trong một số phiên bản có thể là Insert Comment)
Bước 3: Thực hiện nhập nội dung bạn muốn ghi chú
Ta có ví dụ như sau:
Trong hình trên sẽ có:
- ô C4 là ô bạn muốn tạo ghi chú
- Khi tiến hành chọn New Note trong ô C4, sẽ xuất hiện vùng màu vàng nhạt để bạn có thể ghi nội dung ghi chú. Tại vùng này bao gồm 2 phần: Người ghi chú (sẽ được tô đậm, kèm dấu hai chấm) và những nội dung ghi chú (nội dung nằm phía sau người ghi chú)
- Ô này được ghi chú và sẽ xuất hiện ký hiệu tam giác đỏ ở phía góc trên nằm bên phải của ô
- Khi bạn đưa chuột qua ô đó (có thể chọn hoặc là không chọn ô được ghi chú) thì lúc này nội dung ghi chú ở ô vẫn hiện lên
Ở hình trên bạn sẽ thấy ô được chọn đang là ô B3, nhưng con trỏ chuột lại đang đi qua ô C4, thì nội dung ghi chú tại ô C4 vẫn hiện lên.
1. Việc ghi chú này sẽ không ảnh hưởng đến việc giám sát nội dung dữ liệu được phép nhập vào ở ô
2. Nếu muốn xóa ghi chú, bạn nhấn chuột phải ở ô đã thiết lập ghi chú rồi chọn Delete Comment (Delete Note)
3. Bạn sẽ không thể thiết lập ghi chú với Note/Comment cho toàn bộ 1 vùng ô. Khi áp dụng vào 1 vùng ô thì lúc này chỉ có ô đầu tiên ở vùng đó nhận được ghi chú.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm RANK để xếp hạng trong Excel
Cách dùng chức năng Data Validation để tạo ghi chú trong ô, vùng ô
Để thực hiện thiết lập ghi chú cho toàn bộ 1 vùng ô, mà ô nào ở trong vùng cũng có được ghi chú thì bạn dùng phương pháp này.
Tại chức năng Data Validation – Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu bạn sẽ có 3 nội dung:
1-Settings: Bạn thiết lập điều kiện để quản lý dữ liệu việc nhập vào trong ô
2-Input Message: Thiết lập thông báo về các điều kiện nhập dữ liệu
3-Error Alert: Thiết lập thông báo lỗi nếu như dữ liệu được nhập không đúng như điều kiện đã quy định tại mục 1-Settings
Với thiết lập 2-Input Message, bạn cũng có thể tạo được ghi chú ở ô khi tiến hành chọn vào ô đó như sau:
Ví dụ: Tại ô có chứa tiêu đề là Ngày tiếp nhận, bạn sẽ đặt ghi chú là chỉ nhập dữ liệu ngày vào ô đó
Khi bạn nhấn chuột chọn ô đã thiết lập Data Validation, bạn sẽ thấy thông báo hiện lên như sau:
* Lưu ý:
1. Ghi chú với Data Validation sẽ không bắt buộc phải gồm điều kiện nhập dữ liệu (có nghĩa là không bắt buộc phải có điều kiện ở mục Settings)
2. Chỉ khi bạn chọn vào ô áp dụng chức năng Data Validation thì mới có thông báo xuất hiện (khi bạn không chọn ô đó thì sẽ không xuất hiện thông báo)
3. Bạn có thể áp dụng cùng lúc với nhiều ô, vùng ô và cùng 1 thiết lập giống nhau.
4. Ô được thiết lập Data Validation sẽ không xuất hiện ký hiệu tam giác màu đỏ tại góc ô, nhưng sẽ vẫn hiện thông báo.
5. Bạn có thể tắt chức năng hiện thông báo này bằng việc nhấn bỏ đánh dấu tích vào mục “Show input message when cell is selected“
6. Để có thể xóa ghi chú tại Data Validation, bạn nhấn chọn mục Clear All (góc dưới bên trái tại mục Input Message) để thực hiện xóa ghi chú này.
Vậy là với bài viết này, bạn đã biết được cách tạo ghi chú trong Excel rồi đấy. Chúc bạn thực hiện thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn cách chèn Checkbox trong Word
