Bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách xóa các dòng trống trong Excel với những file có nhiều dòng mà không làm hỏng dữ liệu của file, cùng đón đọc nhé!
Đừng bao giờ xóa hàng trống bằng việc chọn những ô trống:
Bạn có thể dễ dàng tìm được nhiều phương pháp xóa hàng trống sau đây:
Bước 1: Nhấn chọn toàn bộ dữ liệu của bạn
Bước 2: Nhấn F5, để hộp thoại Go To xuất hiện.
Bước 3: Nhấn nút Special… tại hộp thoại.
Bước 4: Ở hộp thoại Go to special, nhấn chọn nút Blanks và nhấn OK.
Bước 5: Nhấp phải vào bất cứ ô được chọn vào và nhấn chọn Delete….
Bước 6: Tại hộp thoại Delete, bạn nhấn chọn Entire row và nhấp vào Entire row.
Đây là một cách khá thủ công, chỉ dùng cho các bảng biểu đơn giản bao gồm vài hàng nên đừng bao giờ sử dụng cách này.
Ví dụ, bạn có bảng danh sách khách hàng sau, bao gồm 6 hàng. Bạn muốn xóa hàng 3 và 5 vì chúng đang rỗng.
Thực hiện theo cách trên và kết quả sẽ hiển thị như thế này:
Hàng 4 (Roger) đã bị xóa vì ô D4 ở cột ‘Traffic source’ bị rỗng
Xem thêm: Cách đánh dấu các dữ liệu trùng nhau bằng hàm màu trong Excel
Nội dung bài viết
Xóa hàng trống thông qua cột chính:
Cách làm này có hiệu quả nếu như có một cột tại bảng của bạn giúp quyết định rằng hàng đó có trống hay là không (cột chính). Ví dụ như, đó có thể là cột ‘customer ID’ hoặc là ‘order number’…
Việc giữ thứ tự cho những hàng rất quan trọng, vậy nên bạn không nên sắp xếp các hàng trống xuống phía dưới cùng bảng dữ liệu thông qua cột đó. Cách thực hiện là:
Bước 1: Nhấn chọn toàn bộ bảng dữ liệu (nhấn Ctrl + Home, hoặc là Ctrl + Shift +End)
Bước 2: Thêm AutoFilter vào bảng, di chuyển chuột đến thẻ Data và nhấp nút Filter.
Bước 3: Áp dụng nút lọc vào cột ‘Cust#’: rồi nhấp vào mũi tên trong tiêu đề cột, nhấn bỏ chọn Select All, rồi lăn thanh cuốn xuống cuối danh sách, sau đó đánh dấu chọn Blanks. Nhấn OK.
Bước 4: Bạn chọn toàn bộ các hàng được lọc: nhấn Ctrl + Home, rồi nhấn phím mũi tên để di chuyển đến hàng đầu tiên, tiếp đó nhấn Ctrl + Shift + End.
Bước 5: Bạn nhấp phải vào bất cứ ô được chọn nào và nhấn chọn Delete row từ danh sách tùy chọn, hoặc là chỉ nhấn Ctrl + –
Bước 6: Nhấn vào nút OK tại hộp thoại “Delete entire sheet row?”.
Bước 7: Nhấn bỏ nút lọc: di chuyển đến thẻ Data và rồi nhấn nút Clear.
Bước 8: Toàn bộ những hàng trống đều được loại bỏ nhưng dòng 3 (Roger) sẽ vẫn được giữ nguyên.
Xóa hàng trống khi bảng dữ liệu không có cột chính:
Cách làm này được áp dụng khi bảng dữ liệu có chứa nhiều ô trống rải rác ở nhiều cột khác nhau, tuy vậy bạn chỉ muốn xóa các hàng không có ô chứa dữ liệu.
Với trường hợp này, bạn đang không có cột chính để cân nhắc xem hàng đó có trống hay không, vì vậy bạn nên chèn thêm cột phụ:
Bước 1: Thêm cột ‘Blanks’ vào cuối bảng dữ liệu, sau đó nhập công thức vào ô đầu tiên của cột: =COUNTBLANK(A2:C2).
Công thức lúc này sẽ đếm số ô trống tại vùng dữ liệu cụ thể, A2 và C2 lần lượt là ô đầu và ô cuối của hàng hiện tại.
Bước 2: Tiến hành sao chép công thức sang toàn bộ cột.
Bước 3: Giờ thì bạn đã có cột chính. Tương tự với phần hướng dẫn trước, bạn gắn nút lọc vào cột ‘Blanks’ để chỉ hiển thị các hàng chứa giá trị lớn nhấn (3). Số 3 có nghĩa là toàn bộ ô tính trong cột hiện tại đã được xóa.
Bước 4: Nhấn chọn tất cả những hàng đã lọc và xóa các hàng còn lại như đã hướng dẫn ở trên. Như vậy, hàng 5 đã bị xóa còn toàn bộ các hàng còn lại (chứa và không chứa ô trống) đều sẽ được giữ nguyên.
Bước 5: Thực hiện xóa cột phụ. Hoặc là bạn có thể gắn nút lọc mới vào cột này để có thể hiển thị được các hàng chứa một hoặc là nhiều hơn một ô trống.
Để thực hiện được điều này, bạn tiến hành bỏ chọn “0” và nhấn OK.
Xóa Dòng Trống trong Excel dùng hàm Filter
=FILTER(B5:D13,(B5:B13<>"")*(C5:C13<>"")*(D5:D13<>""),"Không tìm thấy")
Như vậy, để có thể hiểu công thức trên, bạn sẽ cần hiểu hàm FILTER hoạt động ra sao, và cụ thể là phần vùng điều kiện (B5:B13<>"")*(C5:C13<>"")*(D5:D13<>"") có nghĩa là gì. Mỗi cụm (B5:B13<>"") sẽ so sánh lần lượt những ô trong vùng B5:B13 với “”, việc so sánh này sẽ được trả về 1 mảng giá trị TRUE / FALSE. Khi nhân 3 mảng giá trị TRUE / FALSE này lại với nhau thì Excel sẽ hiểu điều kiện là chọn ra các dòng mà cột B không rỗng VÀ cột C không rỗng VÀ cột D cũng không rỗng.
Hi vọng các thông tin về cách xóa các dòng trống trong Excel trong bài viết trên đây sẽ giúp ích được cho bạn trong công việc và học tập. Đừng quên theo dõi thêm nhiều kiến thức bổ ích khác về tin học văn phòng trên trang web của chúng tôi nhé. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ tròn trong Excel
