Hướng dẫn công thức làm tròn số tiền trong Excel

Việc làm tròn số tiền là điều rất thường xuyên gặp trong các công việc kế toán, thu ngân,… đặc biệt là đối với các báo cáo, thống kê khi số tiền lớn lên đến hàng tỉ, chục tỉ thì các số tiền nhỏ lẻ dưới 1000 đồng sẽ ưu tiên được làm tròn, hoặc là sẽ làm tròn hết phần số thập phân. Vậy công thức làm tròn số tiền trong Excel là gì? Câu trả lời sẽ có trong bài viết bên dưới nhé!

Cách định dạng dữ liệu số tiền trên Excel và nguyên tắc làm tròn số

Tiền trong kế toán bản chất là 1 con số, có thể được định dạng trong Excel với nhiều phương pháp khác nhau như: dạng Number, dạng Accounting, hay dạng Currency.

Việc định dạng dữ liệu được xem là rất quan trọng bởi nó giúp bạn nhận dạng dữ liệu một cách chính xác và dễ dàng sử dụng những công cụ xử lý cho phù hợp.

Các hàm làm tròn số trong Excel luôn yêu cầu đối tượng làm tròn là 1 con số (ở dạng dữ liệu Number). Xét về bản chất thì những loại định dạng Number, Accounting, Currency đều ở dữ liệu dạng số. Vì vậy, bạn có thể dùng trực tiếp những con số này để làm tròn.

Nguyên tắc làm tròn số trong Excel là:

  • Phần được làm tròn (tức là số lớn nhất trong phần xét làm tròn) nếu nhỏ hơn 5 thì sẽ làm tròn xuống. Ví dụ như phần được làm tròn là 1 chữ số đứng sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.5, trong khi đó phần được làm tròn là 2 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì sẽ được so với 0.05
  • Phần được làm tròn (tức là số lớn nhất trong phần xét làm tròn) nếu lớn hơn hoặc bằng 5 thì sẽ làm tròn lên.
  • Một vài hàm làm tròn số (hàm ROUND) giúp bạn làm tròn đến phần bên trái dấu ngăn phần thập phân (là làm tròn hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn…) cùng với tham số xét phần làm tròn là số âm.

Do vậy, trước khi tiến hành làm tròn số trong Excel thì bạn cần phải xác định một cách chính xác 2 yếu tố sau:

  • Dữ liệu đã được định dạng đúng chưa? Loại dữ liệu đó có đúng là loại Number không?
  • Thực hiện làm tròn tới đâu? Từ đó sẽ xác định sử dụng hàm nào thì phù hợp

Làm tròn tới phần nghìn

Yêu cầu làm tròn tới phần nghìn là yêu cầu thường hay gặp trong kế toán. Nội dung yêu cầu này được mô tả như sau:

  • Nếu số tiền lẻ dưới mức 500 đồng thì tiến hành làm tròn xuống 0.
  • Nếu số tiền lẻ từ mức 500 đồng trở lên thì tiến hành làm tròn lên thêm 1000 đồng.

Hàm để làm tròn là hàm ROUND

Cấu trúc như sau:

=ROUND(number, num_ditgits)

Trong đó:

  • number: là số tiền được làm tròn, cần xét làm tròn
  • num_ditgits: Phần được làm tròn. Ở yêu cầu này sẽ thực hiện làm tròn tới phần nghìn, tức là 3 số 0 bên trái dấu ngăn phần thập phân, vì thế tham số num_ditgits ở đây sẽ sử dụng với số âm, cụ thể là -3.

Áp dụng hàm ROUND cùng num_digits = -3 vào ví dụ bên trên t sẽ có kết quả là:

  • 12,483,920 được làm tròn phần 920 trở thành 1000, cho ra kết quả là 12,484,000
  • 22453 được làm tròn phần 453 thành 0 và cho ra kết quả là 22000
  • 169,811.00 được làm tròn phần 811.00 thành 1000.00 và cho ra kết quả là 170,000.00

Việc làm tròn này sẽ thường áp dụng với những số tiền lớn (hàng trăm triệu, hàng tỉ) vì khi đó phần làm tròn sẽ mang giá trị rất nhỏ nên ít làm ảnh hưởng đến việc tính toán trong kế toán.

Xem thêm: Hướng dẫn cách khắc phục lỗi Excel found unreadable content

Làm tròn hết phần thập phân (tới 0)

Ttrong thực tế, số tiền không có nhỏ hơn 0 nên bạn sẽ gần như bắt buộc phải thực hiện làm tròn hết phần thập phân khi tính toán cùng với số tiền trong Excel. Quy tắc làm tròn hết phần thập phân sẽ được mô tả sau đây:

  • Nếu như phần xét làm tròn nhỏ hơn 0,5 sẽ được làm tròn xuống bằng 0
  • Nếu như phần xét làm tròn từ 0,5 trở đi (lớn hơn hoặc bằng 0,5) sẽ được làm tròn lên 1

Vẫn dùng hàm ROUND để tiến hành làm tròn trong trường hợp này, cách thực hiện như sau:

=ROUND(number,0)

Trong đó number là số cần làm tròn.

Một vài ví dụ về việc làm tròn hết phần thập phân trong Excel như sau:

Ở hình trên bạn có thể thấy toàn bộ phần thập phân đã được tiến hành làm tròn hết:

  • Số thứ 1 với phần thập phân là 0.1 đã được làm tròn về 0
  • Số thứ 2 với phần thập phân 0.589 đã được làm tròn thêm 1 để từ 78420 trở thành 78421

Các lưu ý khi làm tròn tiền trong kế toán

Việc làm tròn số tiền trong các công việc kế toán nội bộ như bán hàng, quỹ, hay công nợ… thì có thể được làm tròn theo quy định của doanh nghiệp.

Trong hóa đơn hoặc là liên quan tới tiền thuế, trên số sách kế toán chẳng hạn như báo cáo tài chính cuối năm thì bạn cần phải hết sức lưu ý đến việc làm tròn. Bởi vì việc làm tròn này sẽ phải tuân theo quy định của nhà nước và cần được đảm bảo đúng nguyên tắc làm tròn (thường sẽ là làm tròn tới 0 để tránh phần thập phân) nhưng đến khi tổng số tiền phải khớp so với chứng từ (với hóa đơn VAT thì phần tiền trước thuế + tiền thuế cần phải bằng tổng số tiền phải thanh toán. Nếu như phần nào làm tròn lên / xuống thì tương đương phần kia phải được làm tròn ngược lại để có thể đảm bảo nguyên tắc bù trừ).

Trên đây là một vài chia sẻ về các sử dụng công thức làm tròn số tiền trong Excel, chúc các bạn thực hiện thành công!

Xem thêm: Cách khắc phục file Excel bị lỗi không mở được

Tin tức liên quan

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.