Hướng dẫn cách sử dụng Wrap Text trong Excel

Wrap Text trong Excel dùng để ngắt dòng khi văn bản vượt quá chiều rộng của cột trong một ô tính. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Wrap Text trong Excel cũng như chia sẻ thêm một số mẹo bổ ích giúp bạn sử dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất.

Về cơ bản, Microsoft Excel được thiết kế để sử dụng cho mục đích tính toán và thực hiện thao tác với những con số. Tuy nhiên, cũng có nhiều trường hợp, bên cạnh những con số , chúng ta còn phải thực hiện lưu trữ cả văn bản trong bảng tính. Trong trường hợp, nếu đoạn văn bản đó quá dài và không vừa trong một ô thì cách đơn giản nhất cần làm đó là nới rộng ô đó. Tuy nhiên, cách làm này không hữu hiệu nếu như bạn cần làm việc với một bảng tính lớn chứa quá nhiều dữ liệu. Đó là lúc sử dụng đến Wrap Text trong Excel.

WRAP TEXT TRONG EXCEL LÀ GÌ?

Khi thực hiện nhập lượng dữ liệu quá lớn vào một ô tính, một trong hai trường hợp sau dây sẽ xảy ra:

  • Nếu như cột bên phải trống thì chuỗi văn bản này sẽ kéo dài qua đường viền giữ các cột.
  • Nếu như cột bên phải có chứa dữ liệu thì chuỗi văn bản này sẽ bị cắt tại đường viên giữa hai cột đó.

Các bạn có thể theo dõi ảnh chụp màn hình bên dưới:

Tính năng Excel wrap text này sẽ hỗ trợ cho bạn trong việc  hiển thị đầy đủ đoạn văn bản dài trong một ô mà không bị tràn sang ô khác. “Wrapping text” được hiểu là hiển thị nội dung văn bản ở dạng nhiều dòng ngắn chứ không nằm ở dạng một dòng dài. Điều này sẽ cho phép bạn có thể tránh được việc các cột bị ngắt chữ, từ đó giúp cho văn bản dễ đọc hơn và tiện lợi hơn khi in trang tính. Thêm vào đó, Wrap Text trong Excel cũng giúp chiều rộng của các cột trong trang tính được nhất quán.

Ảnh chụp màn hình bên dưới này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn:

CÁCH TỰ ĐỘNG NGẮT DÒNG TRONG EXCEL

Để cho chuỗi văn bản được hiển thị dưới dạng nhiều dòng, bạn có thể chọn một hay nhiều ô cần định dạng rồi sau đó bật tính năng Excel text wrap bằng việc sử dụng một trong các cách sau đây:
Cách 1: Chuyển đến tab Trang Chủ > Alignment, rồi nhấn nút Wrap Text.

Cách 2: Nhấn Ctrl + 1 để thực hiện mở hộp thoại Format Cells (hoặc nhấp phải chuột vào các ô đã chọn rồi tiếp tục nhấp vào Format Cells) chuyển sang tab Alignment, chọn Wrap Text, và nhấn OK.

So với cách 1 thì cách 2 sẽ phải nhấp chuột nhiều hơn nhưng lại giúp bạn tiết kiệm được thời gian nếu như muốn thay đổi định một số dạng ô trong cùng một lúc, hay ngắt dòng chỉ là một trong những thay đổi bạn cần thực hiện.

Lưu ý: Dù bạn dùng cách nào thì dữ liệu trong các ô được chọn đều sẽ có liên kết với chiều rộng cột. Nếu bạn thay đổi chiều rộng cột bằng việc tự động ngắt dòng thì cũng sẽ thay đổi theo. Kết quả của sự thay đổi này được thể hiện qua ảnh chụp màn hình bên dưới đây:

CÁCH BỎ NGẮT DÒNG TRONG EXCEL

Chắc hẳn đến đây bạn cũng đoán được rằng hai cách thực hiện ở trên đều có thể áp dụng để thao tác bỏ ngắt dòng trong Excel.
Cách nhanh nhất là nên chọn một hoặc nhiều ô rồi tiến hành nhấp vào Wrap Text (trong mục Trang chủ > Alignment group) để tắt tính năng ngắt dòng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn Ctrl + 1 để thao tác mở hộp thoại Format Cells và xóa hộp kiểm tra Wrap text trong tab Alignment.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lấy đường link trong file Excel

NGẮT DÒNG THEO CÁCH THỦ CÔNG

Đôi khi bạn cũng sẽ muốn ngắt dòng ở một ví trí nhất định chứ không phải muốn dùng wrap text để có thể ngắt dòng tự động. Bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn vào ô có đoạn cần ngắt dòng rồi nhất F2 hoặc là nhấp đúp chuột vào ô đó, hay nhấp vào thanh công thức.
Bước 2: Tiến hành đặt con trỏ ở chỗ muốn ngắt dòng rồi sau đó nhấn Alt+Enter (trong khi giữ phím Alt thì nhấn luôn Enter)
Lưu ý: Khi ngắt dòng theo cách thủ công, tùy chọn Wrap Text lúc này sẽ tự động được bật lên. Tuy nhiên, ngắt dòng theo cách thủ công sẽ vẫn giúp bạn được giữ đúng vị trí khi cột được nới rộng ra. Nếu như bạn tắt chế độ ngắt dòng thì dữ liệu lúc này sẽ hiển thị ở dạng 1 dòng trong 1 ô đó, nhưng chỗ ngắt dòng vẫn sẽ được nhìn thấy trong thanh công thức. Bạn có thể theo dõi ảnh chụp màn hình bên dưới (một dòng được ngắt ở sau từ “owl”):

Tính năng Excel wrap text không hoạt động

Là một trong những tính năng được dùng nhiều nhất trong Excel, Wrap Text được thiết kế theo cách đơn giản nhất và không có bất cứ vấn đề nào khi dùng trong bảng tính. Nếu tính năng này không hoạt động như mong đợi, bạn có thể kiểm tra lại một số lỗi sau đây:

  1. Điều chỉnh chiều cao hàng
    Nếu như tính năng ngắt dòng không được áp dụng ở toàn bộ ô thì có thể là do chiều cao hàng đã được thiết lập mặc định. Để khắc phục sự cố này, bạn hãy chọn ô xảy ra lỗi rồi vào tab Trang chủ > Cells group, và chọn Format > AutoFit Row Height:

2. Gộp ô:

Tính năng wrap text trong excel không hoạt động được đối với các ô được gộp với nhau. Vì vậy bạn cần phải quyết định xem tính năng nào là quan trọng hơn trong một trang tính nhất định. Nếu như bạn giữ nguyên tính năng gộp ô thì bạn có thể hiện thị văn bản bằng cách nới rộng cột. Nếu như bạn chọn tính năng wrap text thì phải thực hiện bỏ tính năng gộp ô bằng cách nhấp vào Merge & Center ở trên tab Trang chủ, mục Alignment.

3. Ô đã đủ rộng để hiển thị giá trị
Nếu như bạn cố gắng để thực hiện ngắt dòng một ô đã đủ độ rộng để hiển thị nội dung thì sẽ không có tác dụng, ngay cả khi bạn có tiền hành thay đổi lại kích thước ô để ô nhỏ hơn kích thước dữ liệu. Để có thể áp dụng được wrap text trong trường hợp này, bạn hãy tắt chế độ Excel Wrap Text rồi bật lại.

Trên đây là các cách dùng wrap text trong Excel để văn bản dài được hiển thị dưới dạng nhiều dòng. Chúc bạn thao tác thành công!

Xem thêm: Hướng dẫn cách bỏ dấu phẩy trước số trong Excel

Tin tức liên quan

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.