Khóa công thức trong excel là một trong những kỹ năng cần thiết để bảo vệ bảng số liệu của bạn trước nguy cơ bị chỉnh sửa, thay đổi kết quả. Để giúp bạn thao tác khóa công thức nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, bài viết sẽ hướng dẫn dựa trên những ví dụ cụ thể.
Lý do cần khóa công thức trong excel
Khóa công thức trong excel, bất kì ai cũng không thể can thiệp, chỉnh sửa hàm số tạo lập công thức. Nhờ đó giá trị kết quả sẽ không thể thay đổi được khi chúng ta chuyển bảng số liệu qua email, zalo… cho đối tác.
Bảo vệ dữ liệu khỏi sự thay đổi dù cố ý hay vô tình trong excel, vì vậy bạn nên khóa các ô excel chứa công thức phức tạp.
Bên cạnh cách khóa công thức trong excel, bạn cũng có thể chọn cách ẩn công thức để bảo đảm độ bảo mật và an toàn khi làm hàm tính. Một khi công thức được thiết lập chế độ ẩn, người xem không thể biết bạn áp dụng hàm số nào để tính toán, thống kê số liệu. Vì vậy, bạn có thể chọn khóa, ẩn hoặc vừa khóa vừa ẩn công thức, thêm mật khẩu cá nhân để tăng tính bảo mật chặt chẽ cho trang tính excel.
Khóa công thức trong excel, bạn cần chú ý hai bước cơ bản:
Khóa, ẩn hoặc mở khóa các đối tượng như biểu đồ, đồ họa, công thức trong một bảng tính.
Nên áp dụng tùy chọn Protect sheet, cài đặt mật khẩu cá nhân để tăng mức độ bảo vệ bảng tính khỏi những sự thay đổi bất thường.
Cách khóa công thức trong excel
Với chức năng khóa công thức trong excel, trang tính mới được tạo lập hoặc sao lưu sẽ tránh khỏi nguy cơ bị chỉnh sửa, thay đổi giá trị. Chúng ta sẽ chọn lập các ô chứa công thức hàm số để khóa chặt chúng. Tuy nhiên trước khi chọn khóa chỉ các ô chứa công thức, bạn cần mở khóa tất cả các ô excel trong trang tính.
Bước 1: Bôi đen toàn bộ trang tính bằng thao tác nhấn tổ hợp phím Ctrl A hoặc
nút Select All (tam giác màu xám ở góc trên bên trái của trang tính, bên trái chữ A)
Bước 2: Bạn mở hộp tùy chọn Format Cells bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl +1 hoặc nhấp phải vào một ô excel nào bất kỳ, chọn Format Cell từ danh sách tùy chọn.
Bước 3: Tại tùy chọn Format Cells, bạn chọn thẻ Protection, bỏ dấu tích chọn Locked rồi click chọn OK để mở khóa tất cả các ô trong trang excel.
Tiếp theo, chúng ta tiến hành khóa công thức trong excel với những ô excel có chứa công thức, bạn tiếp tục thực hiện theo bước 4.
Bước 4: Di chuyển đến thanh công cụ Home – chọn Find & Select (trong nhóm Editing) – ckick chuột chọn Go To Special để bảng danh sách tùy chọn xuất hiện.
Bước 5: Trong hộp thoại Go To Special, bạn cần trỏ vào mục Select, tích dấu vào Formulas để chọn tất cả các dạng công thức gồm Numbers, Text, Logicals, Errors. Tiếp đó chọn OK.
Bước 6: Sau khi nhấn OK thì tất cả những ô chứa công thức trong Sheet đều được chọn, các bạn chỉ cần nhấn chọn Home -> Format -> Format Cells.
Tại hộp thoại Format Cells, tùy chọn Protection sẽ mở ra, chúng ta khóa công thức trong excel bằng cách tích chọn Locked để khởi động chức năng khóa, nhấn OK.
Bước 7: Đây là bước tăng cấp độ bảo mật bằng thiết lập mật khẩu cá nhân cho ô excel chứa công thức. Bạn chọn Review -> Protect Sheet hoặc nhấn tab Home- chọn Format – chọn Protect Sheet.
Bước 8: Nhập mật khẩu vào ô trống dưới Password to unprotect sheet tại hộp thoại Protect Sheet. Nhấn OK để xác nhận lại mật khẩu.
Với các bước trên, bạn đã hoàn thành khóa công thức trong excel, để mở khóa chúng ta sẽ thao tác bằng cách vào Review -> Unprotect Sheet (hoặc Home -> Format -> Unprotect Sheet), nhập mật khẩu vào tùy chọn Unprotect Sheet và nhấn OK để mở khóa công thức.
Cách ẩn công thức trong excel
Bên cạnh cách khóa ô trong excel chúng ta còn một lựa chọn bảo mật là ẩn công thức. Ẩn công thức để người khác không thể biết bạn áp dụng hàm số nào để tìm được giá trị kết quả, đồng thời người xem không thể chỉnh sửa hàm số, kết quả được hiển thị trên ô excel.
Thao tác thế nào để khóa công thức trong excel và ẩn công thức đi, chúng ta sẽ thực hiện các bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Bạn cần chọn ô excel hoặc vùng dữ liệu excel muốn ẩn công thức bằng cách nhấn giữ phím Ctrl để chọn các ô hoặc vùng dữ liệu không liền kề.
Nếu muốn chọn toàn bộ trang tính thì chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl A.
Bạn cần sử dụng Go to Special- chọn Formula để chọn tất cả các ô chứa công thức.
Bước 2: Để mở được hộp thoại Format Cells thao tác ẩn công thức trong excel thành công, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau đây:
Nhấn Ctrl +1
Nhấp chuột phải vào một ô excel bất kỳ được chọn và chọn Format Cell từ danh sách tùy chọn
Tìm thẻ Home trên thanh công cụ – chọn Cells – chọn Format – Format
Bước 3: Ngay khi hộp thoại Format Cells hiển thị, bạn cần nhấp vào Protection – đánh dấu chọn Hidden. Với tùy chọn này, chúng ta có thể ngăn công thức hiển thị trong ô excel để người khác không thể xem và chỉnh sửa được.
Hãy click thêm vào biểu tượng Locked để khóa công thức, tăng độ bảo mật cho công thức trước sự cố ý sửa nội dung, kết quả, giá trị được hiển thị trong excel.
Trên đây là hướng dẫn các cách khóa công thức trong excel mà bạn có thể áp dụng để bảo vệ dữ liệu khỏi sự tấn công của người lạ hoặc sai sót trong quá trình chỉnh sửa bảng số liệu. Hãy áp dụng để tăng hiệu quả cho công việc, tiết kiệm thời gian làm việc trên excel, bạn nhé.
