PowerPoint là một trong những dạng file có dung lượng cao, bởi nó chứa nhiều định dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,… Vậy làm thế nào để giảm thiểu dung lượng xuống mức tốt nhất có thể? Hãy tìm hiểu ngay 5 cách giảm dung lượng file PowerPoint trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chuyển đổi định dạng file trình chiếu về định dạng PPTX
Kể từ bản MS Office 2007 thì định dạng file tạo ra bởi những phần mềm trong bộ Office đã thay đổi với hậu tố là x(*.docx/*.pptx/*.xlsx…).
Với những định dạng file mới này thì sự thay đổi trong thuật toán sẽ giúp tối ưu đáng kể kích thước file so với những định dạng file cũ(Office 97-2003). Vì vậy, nếu như bạn đang dùng những file có định dạng cũ(.ppt), thì việc nâng cấp lên định dạng file mới (.pptx) sẽ giúp tối ưu kích thước của chúng.
Thực hiện: Để có thể chuyển đổi định dạng file, bạn tiến hành mở file lên trong ứng dụng MS PowerPoint bản 2007 trở lên, tại tab file bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Convert file.
Thực hiện nhấn chuột vào tùy chọn trên, thì một hộp thoại lưu file thông thường sẽ xuất hiện với những ô thay đổi tên file và nhấn chọn loại định dạng file (File type) mới.
Bạn thực hiện nhấn chọn thư mục cần lưu file mới, tiến hành đặt tên file, sau đó nhấp vào PowerPoint Presentation từ danh sách xổ xuống ở mục Save as type => rồi nhấn Save để lưu. Lúc này, một file mới có định dạng *.pptx sẽ được tạo thành với nội dung giống file gốc.
Kết quả: Lúc này bạn có thể thấy, khi thực hiện chuyển đổi định dạng, thì file cũ định dạng *.ppt(1) có kích thước 1.58 MB đã giảm xuống chỉ còn 0.99 MB khi chuyển sang định dạng *.pptx(2).
Đây được xem là mức giảm rất đáng kể đặc biệt là đối với những file trình chiếu lớn có kích thước hàng trăm MB.
2. Không nên copy – paste file ảnh, hãy dùng công cụ Insert của PowerPoint
Rất nhiều người có thói quen thực hiện tìm kiếm nguồn tư liệu ảnh trên Internet, đặc biệt là với Google trong quá trình làm bản trình chiếu PowerPoint, sau đó thao tác copy và paste trực tiếp lên slide.
Cách làm này tuy có giúp quá trình soạn thảo của bạn được nhanh hơn nhưng lại vô tình làm gia tăng kích thước dung lượng gốc của file ảnh một cách không cần thiết. Đó là vì mỗi lần một file ảnh định dạng *.jpg được thực hiện copy vào clipboard và Paste lên slide của bạn, thì PowerPoint mặc định sẽ convert file đó lại sang định dạng *.png.
Thực tế thì cùng 1 ảnh, file *.png sẽ luôn luôn có kích thước lớn hơn file *.jpg tương ứng, do vậy file *.jpg là loại file đã được nén bằng thuật toán để có thể giảm kích thước, bạn có thể xem ví dụ bên dưới đây.
Bạn có thể thấy là file *.png có kích thước lớn hơn nhiều. Vì vậy nên từ giờ nếu làm bản trình chiếu, bạn đừng ngại tải file về và Insert chúng nếu như muốn có kích thước tối ưu nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang trong PowerPoint
3. Nén những file ảnh trong bản trình chiếu PowerPoint
Thông thường thì khi làm việc với những file trong bộ Office, bạn sẽ chỉ quan tâm tới việc đặt vị trí file, đặt tên file, định dạng rồi lưu.
Tuy vậy, có các tùy chọn nâng cao khác rất hữu ích mà thông thường không nhiều người để ý đến, ví dụ như tính năng Compress Pictures được cung cấp tại menu File => Save As của PowerPoint
Thực hiện: Đầu tiên, bạn tiến hành mở file PowerPoint và di chuyển đến tùy chọn File => Save As
Tại cửa sổ thiết lập tiếp theo, phía bên dưới những ô nhập tên và định dạng file, lúc này bạn sẽ thấy phần lựa chọn thêm More options.
Tại đây, bạn nhấn chọn Tool và dưới cùng danh sách xổ xuống sẽ là lựa chọn Compress Pictures.
Tại hộp thoại thiết lập chất lượng ảnh nén, lúc này sẽ có đa dạng những tùy chọn từ cao nhất cho độ phân giải sắc nét cho đến tối thiểu để tiết kiệm dung lượng khi chia sẻ.
Bạn nhấn chọn Web với chú thích là để tốt cho việc trình chiếu trên Website hoặc là máy chiếu…
Kết quả lúc này sẽ là file nén ảnh(3) so với file gốc (2) đã được giảm chút dung lượng. Tuy nhiên, file gốc của bạn sẽ càng lớn và càng chứa nhiều ảnh thì sẽ cho kết quả càng tốt, và cũng có thể giảm được nhiều MB dung lượng file.
4. Tắt tính năng AutoRecover và hạn chế dùng font chữ nhúng trong file PowerPoint nếu không cần thiết
Tính năng AutoRecover trong PowerPoint thực chất rất quan trọng, giúp bạn khôi phục các file làm việc chưa hoàn thiện trong phiên trước hay bị mất do những yếu tố như mất điện đột ngột mà chưa kịp tiến hành lưu file.
Ở suốt quá trình làm việc thì tính năng này sẽ tự động lưu một vài thông tin vào file và khiến cho dung lượng của nó tăng lên. Bạn chỉ thực hiện tắt tính năng này khi cảm thấy không cần thiết, và cũng không khuyến khích bạn tắt tính năng này.
Bên cạnh AutoRecover, thì một tính năng khác của PowerPoint cũng có thể giúp làm tăng đáng kể kích thước bản trình chiếu, đó là Embed fonts in the file.
Ở một vài trường hợp đặc biệt, tùy chọn này sẽ giúp giảm thiểu những lỗi khó chịu khi hiển thị bản trình chiếu trên máy của người đọc bởi vì máy bị thiếu hoặc là lỗi font.
Tuy vậy trong phần lớn trường hợp và nếu nhưu bạn không có tiêu chuẩn quá cao, thì tắt tính năng này sẽ giúp làm giảm nhiều MB dung lượng tùy kích thước file.
Thực hiện: Để có thể tắt hai tính năng trên, bạn chỉ cần truy cập vào menu File => nhấn chọn Options => nhấn chọn tiếp Save và Uncheck những tùy chọn này.
5. Một vài phương pháp giảm dung lượng file PowerPoint khác
- Thực hiện chuyển toàn bộ nội dung slide sang bản trình chiếu mới sau khi đã hoàn thiện. Bởi vì trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa, tất cả mọi thao tác của bạn đều sẽ được lưu lại trong nền và khi thực hiện đóng gói file có thể một phần thông tin không cần thiết sẽ được lưu cùng, gây ra tăng kích thước.
- Gỡ bỏ thông tin cá nhân đính kèm
- Tiến hành giải nén file *.pptx và đóng gói lại bằng phần mềm chuyên dụng: định dạng file *.pptx thực tế là một loại file đã được nén, tức là bạn có thể dùng trình nén file như 7-Zip, WinRAR giải nén file *.pptx thành những file thành phần và sau đó thực hiện nén lại, đổi phần mở rộng file nén thành *.pptx. dựa trên những khả năng nén file rất tốt của những công cụ này, kích thước file của bạn có thể được giảm đi đáng kể.
Hi vọng những cách giảm dung lượng file PowerPoint trong bài viết này sẽ hỗ trợ cho công việc của bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!
Xem thêm: Hướng dẫn cách khóa PowerPoint để bảo mật dữ liệu
