Khi bạn muốn thống kê, phân tích số liệu cụ thể của một đối tượng trên danh mục của excel thì sử dụng hàm countif hoặc hàm countif 2 điều kiện rất cần thiết. Cách áp dụng các hàm countif, countifs cho một hoặc nhiều điều kiện như thế nào và cần lưu ý những gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể về hai hàm số thống kê thường dùng này.
Cách sử dụng hàm COUNTIF
Khi bạn muốn lọc ra một số đếm cụ thể với một danh mục sản phẩm, mặt hàng kinh doanh trên bảng thống kê doanh số chỉ với một điều kiện thì hàm COUNTIF sẽ là lựa chọn thích hợp trả về kết quả chính xác thay vì mất công đếm nhẩm và ghi chép.
Đây là tính năng ưu việt của excel mà chắc chắn bất cứ ai khi làm việc trên excel cũng cần phải ghi nhớ để làm việc hiệu quả, quản lý và kiểm soát tốt các dữ liệu.
Cú pháp của hàm COUNTIF để phân biệt với hàm countif 2 điều kiện như sau: =COUNTIF(range;criteria).
Khi sử dụng hàm số, bạn cần hiểu mục đích và ý nghĩa công thức của nó để phục vụ cho công việc. Nhìn vào cú pháp của hàm COUNTIF, bạn cần hiểu những nội dung sau:
range: vùng dữ liệu chứa các ô muốn đếm số liệu
criteria: Điều kiện để hàm COUNTIF thực hiện đếm số ô có giá trị trùng khớp với yêu cầu đếm. Bạn có thể thiết lập điều kiện dưới dạng số, ký tự, giá trị logic..
Trong quá trình tìm vùng dữ liệu, thiết lập điều kiện của hàm COUNTIF, bạn cần ghi nhớ những điểm khác biệt với hàm countif 2 điều kiện, đó là:
Bạn không thể dùng hàm COUNTIF đếm những ô đơn lẻ trong nhiều vùng dữ liệu với nhiều điều kiện tích hợp.
Các điều kiện thiết lập bằng ký tự, chữ viết, giá trị logic đều phải đặt trong dấu ngoặc kép (“”), cần phải nhập đầy đủ thông tin.
Giới hạn điều kiện để công thức trả về kết quả chính xác là dưới 255 ký tự. Vì vậy, bạn cần rút ngắn chuỗi ký tự nếu có thể.
Trong điều kiện criteria, bạn có thể sử dụng dấu hỏi (?) tương đương với 1 ký tự và dấu sao (*) tương đương với một chuỗi ký tự. Lưu ý thêm ký tự ~ phía trước nếu không sử dụng dấu chấm hỏi hoặc dấu sao làm ký tự đại diện.
Các phép so sánh thực hiện với hàm COUNTIF có thể là lớn (>), nhỏ (<) hoặc bằng (=).
Điều kiện so sánh trực tiếp bạn đặt trong dấu “>=A”. A được hiểu là giá trị cần so sánh.
Lỗi thường gặp trong hàm COUNTIF như #VALUE cũng thường gặp với hàm countif 2 điều kiện, đặc biệt khi tham chiếu ô đến vùng dữ liệu của bảng tính bị đóng và trả về biểu tượng #VALUE. Nếu gặp lỗi này, bạn cần nhấn F9 để làm mới công thức.
Các vùng dữ liệu liên tục không thể trả về kết quả số đếm với hàm COUNTIF, bạn phải sử dụng hàm countif 2 điều kiện là COUNTIFS.
Ví dụ cụ thể về cách sử dụng hàm COUNTIF dưới đây sẽ giúp bạn hình dung cần phải thao tác như thế nào để đếm có điều kiện với hàm số này.
Bạn có một bảng số liệu các mặt hàng kinh doanh hoa quả với các cột số liệu như đơn giá, số lượng bán, ngày bán, tổng tiền. Bạn muốn thống kê mặt hàng có tên là “Cam”. Bạn áp dụng công thức hàm COUNTIF như sau:
=COUNTIF(B6:B14;”Cam”). Trong đó: vùng dữ liệu để đếm sẽ là B6:B14, điều kiện đếm là “Cam”.
Lúc này, kết quả thống kê sẽ trả về số lượng 3 tương ứng với 3 mặt hàng có tên “Cam” trong bảng tổng hợp số liệu.
Nếu muốn thông kê mặt hàng không phải là “Cam”, bạn nhập công thức với hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(B6:B14;”<>Cam”).
Cách sử dụng hàm COUNTIFS
Hàm countif 2 điều kiện – COUNTIFS dùng trong trường hợp bạn muốn đếm số liệu nằm ở nhiều vùng dữ liệu và nhiều điều kiện đi kèm. Công thức của hàm này được viết như sau: =COUNTIFS (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…).
Ý nghĩa các thành phần trong công thức:
criteria_range1: xác định phạm vi vùng dữ liệu áp dụng điều kiện đầu tiên (criteria1).
criteria1: điều kiện để hàm COUNTIFS đếm số liệu, được thiết lập dưới dạng số, ô tham chiếu, văn bản, một mảng hoặc một hàm Excel khác, chuỗi,…
[criteria_range2, criteria2]… : tùy chọn các điều kiện bổ sung, có thể nhập tới 127 cặp điều kiện trong công thức.
Từ công thức trên có thể thấy hàm COUNTIFS là giải pháp khi muốn áp dụng công thức hàm countif nhiều điều kiện, đếm số, lọc dữ liệu của một đối tượng có hơn hai điều kiện.
Hàm countif 2 điều kiện có thể liên kết nhiều vùng dữ liệu, nhiều điều kiện để đưa ra số liệu thống kê của một đối tượng cần đếm số. Vì vậy, các vùng dữ liệu nằm liền kề hoặc không liền kề đều được đếm với hàm COUNTIFS.
Vùng dữ liệu tùy chọn bổ sung phải có số hàng, cột nằm trong vùng dữ liệu đầu tiên trong criteria_range1.
Nếu một trong những tiêu chí trong công thức tham chiếu đến một ô trống, COUNTIFS sẽ coi nó như một giá trị bằng không (0).
Bạn có thể áp dụng countif 2 điều kiện để đếm số trong khoảng cụ thể, đếm với nhiều tiêu chí ngày tháng, đếm số logic…
Ví dụ cụ thể cho một bảng số liệu thống kê đơn hàng các sản phẩm hoa quả có doanh thu, bạn muốn tìm số lượng đơn hàng “Apples” có số tiền lớn hơn 200 đô. Bạn sẽ áp dụng công thức COUNTIFS như sau: =COUNTIFS($A$2:$A$11,$F$1,$B$2:$B$11,”>&$F$2).
Ví dụ khác ở một bảng số liệu sản phẩm, bạn muốn thống kê có bao nhiêu số giữa sản phẩm 5 và 10 trong vùng dữ liệu từ ô C2 đến C10. Bạn sử dụng công thức như sau:
=COUNTIFS(C2:C10,”>5″,C2:C10,”<10″)
Bài viết trên đã chỉ ra sự khác biệt và cách sử dụng của hàm countif và hàm countif 2 điều kiện. Bạn có thể tham kham khảo và ứng dụng để làm việc trên excel hiệu quả, nhanh chóng, tiện lợi hơn.
