Hướng dẫn cách đưa file Excel lên Google Drive

Nội dung bài viết

1 Tải lên và đồng bộ file
2 Tải file lên Google Drive
3 Chuyển file về định dạng Google Drive
4 Tải lên file và thư mục
5 Chuyển file về định dạng Google Docs

Tải lên và đồng bộ file

Google Drive là ứng dụng giúp ích rất nhiều trong việc lưu trữ, truy cập vào những file online trong đám mây chỉ cần máy tính của bạn có kết nối Internet. Thậm chí, bạn cũng có thể chỉnh sửa các file Word hay Excel ngay trên Drive.

Tải file lên Google Drive

Google Drive sẽ cho bạn 15 gigabytes (15GB) khoảng trống để lưu trữ miễn phí, tải file lên từ máy tính và lưu trữ file trong đám mây. Hiện có 2 hai dạng file chính bạn có thể lưu trữ trong Google Drive là:

Loại file có thể chỉnh sửa: đó là những file trong Microsoft Office, PDFs và những file văn bản khác.
Loại file không thể chỉnh sửa được điển hình như nhạc, videos, file nén và đa số những file khác.

Khi bạn đã thực hiện tải file lên- thì sẽ không phân biệt định dạng, bạn hoàn toàn thể xử lý, sắp xếp, cũng như chia sẻ và truy cập được file đó ở mọi lúc mọi nơi. Và bởi vì những file trên Google Drive đã được đồng bộ hóa với những thiết bị khác, nên bạn lúc này sẽ luôn luôn thấy những file được cập nhật mới nhất.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem trước (preview) được nhiều loại file khác nhau, kể cả lúc bạn không có phần mềm mở được file đó ở trong máy tính. Chẳng hạn như, bạn có thể dùng Google Drive để có thể xem trước một file Photoshop trong khi phần mềm Photoshop đó lại đang không có trong máy tính của bạn.

Chuyển file về định dạng Google Drive

Nếu như bạn tải file lên để thực hiện chỉnh sửa online, bạn sẽ cần chuyển đổi các file này về định dạng Google Drive. Quá trình chuyển đổi này sẽ cho phép bạn tiến hành chỉnh sửa online và kết hợp với các ứng dụng khác một cách dễ dàng hơn. Chỉ các file như Microsoft Office files hay là PDF mới có thể thực hiện chuyển đổi về định dạng Google Drive.

Tuy vậy, sự chuyển đổi này sẽ không phải lúc nào cũng được hoàn hảo. Dựa vào cấp độ định dạng đã được dùng ở tài liệu gốc mà các tài liệu khi chuyển đổi sẽ có thể trông rất khác nhau. Hãy xem ví dụ minh họa dưới đây:

Lưu ý: Việc thay đổi khi thực hiện chuyển đổi không phải lúc nào cũng được ăn khớp. Thậm chí là bạn có thể bị mất thông tin từ file gốc. Vì thế, bạn nên kiểm tra lại file vừa chuyển đổi trước khi tiến hành chia sẻ cho người khác. Và hãy rằng, bạn sẽ vẫn luôn lưu được file với định dạng gốc nếu bạn không thực hiện chỉnh sửa online với nó.

Tải lên file và thư mục

Thao tác tải file lên Google Drive thường rất dễ. Nhưng nếu bạn dùng trình duyệt Google Chrome thì bạn thậm chí còn có khả năng tải lên cả thư mục.

Để tải lên một file, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Từ Google Drive, bạn nhấn chọn “New” rồi chọn tiếp “File Upload”

Bước 2: Tiếp đó, bạn nhấn tìm và lựa chọn file cần tải lên tại máy và click “Open”

Bước 3: Lúc này, file sẽ được tải lên Google Drive của bạn

Note: Tùy thuộc vào trình duyệt cũng như hệ điều hành mà bạn sử dụng, bạn còn có thể nhấp và thao tác kéo file từ máy tính vào Google Drive

Để tải lên một thư mục

Note: Tính năng này chỉ dùng được khi bạn truy cập vào Google Drive từ Google Chrome, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, nhấn chọn “New”, rồi chọn “File upload”

Bước 2: Thao tác tìm và chọn thư mục muốn up rồi click OK

Bước 3: Thư mục và file nằm bên trong nó sẽ được tải lên Google Drive của bạn

Xem thêm: Cách dùng hàm chuyển hàng thành cột trong Excel

Chuyển file về định dạng Google Docs

Khi tiến hành tải lên một dạng file nhất định như Microsoft Office file hay là PDf thì bạn chỉ có thể xem chúng. Nếu như bạn muốn thực hiện chỉnh sửa trong Google Drive, thì bạn cần phải chuyển các file này về đinh dạng Google Docs.

Để chuyển đổi một file, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đầu tiên, nấp đúp chuột vào file muốn chỉnh sửa

Bước 2: Lúc này, bản xem trước của file sẽ hiện ra, rồi nhấn chọn “Open” ở phía trên màn hình

Bước 3: File sẽ được chuyển về ở dạng Google tài liệu và xuất hiện tại tab mới.

Bước 4: Nếu quay lại Google Drive, lúc này bạn sẽ thấy có hai bản copies của file, gồm: file gốc và bản mới theo định dạng Google Docs.

Note: Bạn có thể tiến hành cài đặt Google Drive để tự động chuyển định dạng file mỗi lúc tải lên. Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng lưới, chọn “Settings” và tích vào ô “Convert Uploads”.