Hướng dẫn cách sử dụng Autofill trên Excel

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách sử dụng Autofill trên Excel!

Dùng tùy chọn Autofill để điền vào một dãy trong Excel 2010-2016:

Với cức năng tự động điền trong Excel, bạn sẽ có thể sao chép cùng một giá trị xuống hoặc là điền một chuỗi số hoặc là giá trị văn bản. Đây được xem là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill. Chức năng này được hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm ở góc phải bên dưới ô hoặc là vùng dữ liệu được chọn (fill handle)

 Thao tác thực hiện rất đơn giản. Bất kể lúc nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào những ô liền kề, bạn chỉ cần bấm vào hình vuông ở trên và con trỏ chuột lúc này sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), rồi kéo chuột theo chiều dọc hoặc là chiều ngang. Khi bạn thực hiện thả chuột, thì bạn sẽ thấy những ô đã chọn được điền giá trị dựa theo mẫu bạn đã chỉ định.

Một trong các câu hỏi thường gặp là: Làm thế nào để tự động điền số trong Excel? Số có thể sẽ là ngày tháng, thời gian, thứ, tháng, năm…

Ví dụ, bạn đang cần tiếp tục một dãy số, hãy tiến hành nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu rồi kéo fill handle để sao chép dữ liệu đến vùng được chỉ định.

Tự động thực hiện điền còn được áp dụng cho bất cứ dãy số số học nào mà những số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị)

Bên cạnh đó, nó còn được ứng dụng cho những ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, có thể kể đến ví dụ sau đây:

Toàn bộ tuỳ chọn Autofill – cách tối ưu hóa fill handle:

Nhấn đúp chuột để tự động điền vùng dữ liệu lớn

Chẳng hạn như bạn có một cơ sở dữ liệu khổng lồ, là một danh sách họ và tên. Lúc này, bạn cần chỉ định một con số cho mỗi tên. Bạn có thể hoàn thành thao tác này trong nháy mắt bằng việc nhập vào hai số đầu tiên rồi nhấn đúp chuột vào fill handle.

Chú ý. Cách làm này chỉ có hiệu quả đối với trường hợp sau. Nếu như vùng dữ liệu cần tự động điền đang nằm kế các cột có chứa dữ liệu, thì Excel sẽ tiến hành xem xét cột liền kề để có thể xác định ô cuối cùng nằm trong vùng dữ liệu cần được điền. Lưu ý rằng nó sẽ được điền dựa trên cột dài nhất với trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền đang có chứa giá trị.

Excel – Điền vào một chuỗi giá trị dạng text:

Autofill có khả năng sao chép dữ liệu mang giá trị number hoặc là text.

Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill:

Nếu như nội dung điền vào những ô tính tương tự nhau, bạn cũng có thể lưu nó trở thành danh sách tùy chọn và để cho Excel tự động điền những giá trị trong danh sách này vào từng ô tính. Các bước như sau:

Bước 1: Thực hiện nhập tiêu đề và hoàn thanh danh sách.

Chú ý. Một danh sách tùy chọn có khả năng chứa giá trị text hoặc là giá trị text cùng với giá trị số. Nếu như bạn cần danh sách chỉ có chứa giá trị số, hãy tiến hành tạo danh sách số nhưng ở định dạng kiểu text.

Bước 2: Tiếp đó, bạn nhấn chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo.

Bước 3: Tại Excel 2003, bạn di chuyển đến Tools > Options > Custom lists

Ở Excel 2007, bạn nhấn chọn nút Office > Excel options > Advanced > rồi lăn con trỏ chuột xuống cho đến khi bạn nhìn thấy Edit Custom Lists… ở phần General.

Với Excel 2010-2013, bạn nhấn chọn File > Options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống cuối phần General để tìm nút Edit Custom Lists… 


Bước 4: Sau khi bạn đã chọn được vùng dữ liệu có chứa danh sách vừa tạo, lúc này bạn có thể thấy được địa chỉ của nó nằm trong phần Import list from cells…

 Bước 5: Nhấn nút Import để nhìn thấy nội dung danh sách tùy chọn của bạn tại cửa sổ Custom lists.

Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn OK > OK để thực hiện lưu danh sách.

Khi bạn muốn tự động điền danh sách này, hãy gõ tiêu đề của danh sách vào ô đang cần điền, thì Excel sẽ tự động điền những giá trị từ danh sách mà khi bạn fill handle vùng dữ liệu bạn muốn.

Dùng Autofill để lặp lại chuỗi:

Bạn còn có thể dùng fill handle để tiến hành nhập lại chuỗi giá trị, Ví dụ, bạn đang cần lặp lại những giá trị YES, NO, TRUE, FALSE. Đầu tiên, bạn cần thực hiện gõ thủ công toàn bộ các giá trị này để đưa mẫu cho Excel. Sau đó thực hiện fill handle sang những ô cần thiết.

Autofill theo chiều dọc và theo chiều ngang

Autofill thường được dùng để tự động điền những ô trong một cột. Tuy vậy, tính năng này cũng có thể được áp dụng cho việc điền những ô theo chiều ngang, qua trái hoặc lên là trên. Bạn chỉ tiến hành cần chọn ô tính có chứa giá trị và thực hiện fill handle nó theo hướng mong muốn.

Autofill nhiều hàng và cột

Autofill có thể tự động điền được dữ liệu vào nhiều cột và hàng. Nếu như bạn chọn hai, ba ô tính hoặc là nhiều hơn, fill handle lúc nào cũng sẽ tự động điền tất cả chúng.

Chèn ô trống khi điền chuỗi:

Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện tạo chuỗi giá trị có chứa ô trống như hình minh họa bên dưới:

Xem thêm: Cách sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối trong Excel

Dùng danh sách Autofill Options để đồng bộ dữ liệu được nhập vào

Bạn có thể tiến hành thiết lập cài đặt với danh sách Autofill Options để cho ra được kết quả chính xác. Có hai cách để tạo được danh sách này.

Cách 1: Bạn nhấp phải vào góc vùng sẽ kéo, rồi kéo thả chuột, danh sách những tùy chọn sẽ tự động xuất hiện như hình dưới đây.

  • Copy Cells – tự động điền vào vùng dữ liệu những giá trị giống nhau.
  • Fill Series – điền những giá trị khác nhau vào một hoặc nhiều ô tính. Autofill sẽ điền vào trong vùng dữ liệu dựa trên mẫu có sẵn.
  • Fill Formatting Only – giúp sao chép định dạng từ ô tính đã được chọn, sau đó chỉ cần nhập những giá trị vào ô tính.
  • Fill Without Formatting – chỉ sao chép giá trị. Chẳng hạn như, nếu ô tính bắt đầu có nền đỏ, thì tùy chọn sẽ không sao chép màu nền đó sang ô mới.
  • Fill Days/Weekdays/Months/Years – Nếu như ô bắt đầu chứa giá trị ngày, thứ, tháng, năm, thì bạn có thể nhanh chóng thực hiện điền vào vùng dữ liệu bằng việc nhấp vào một trong những tùy chọn.
  • Linear Trend – tạo ra những dãy số liền kề hoặc là dãy số phù hợp nhất đối với dữ liệu đã có.
  • Growth Trend – giúp bạn tạo ra một dãy số tăng theo quy tắc số học.
  • Flash Fill – nhập nhiều thông tin lặp lại có cùng định dạng.
  • Series … – mở hộp thoại Series với nhiều lựa chọn mở rộng.

Cách: Một cách làm khác để có thể tạo danh sách là tiến hành nhấp vào fill handle, kéo thả chuột, tiếp đó nhấp vào biểu tượng Autofill Options.

Lúc này, danh sách tùy chọn Autofill sẽ được hiện ra.

Danh sách trong hình minh họa chỉ chứa một số tùy chọn đã đề cập ở trên.

Excel – Autofill công thức:

Tự động điền những công thức là quá trình khá giống đối với việc sao chép những giá trị xuống, cũng giống như việc kéo thả fill handle. 

Flash fill trong Excel 2013, 2016

Nếu bạn dùng Office 2013, 2016 thì bạn có thể thử Flash Fill, một tính năng mới đã được giới thiệu ở phiên bản Excel gần đây nhất

Flash Fill có tác dụng nghiên cứu dữ liệu bạn nhập vào và định dạng được dùng, kiểm tra dữ liệu đó đã xuất hiện trong trang tính hay chưa. Nếu như Flash Fill nhận biết được các giá trị này, nó sẽ tiến hành chọn và đề xuất với bạn một danh sách dựa trên chúng. Bạn có thể nhấn vào Enter để tiến hành dán chúng hoặc là bỏ qua. Hãy xem những thao tác trong hình minh họa dưới đây.

Flash Fill sẽ cho phép bạn được định dạng tên, ngày sinh, số điện thoại chỉ với một cú click chuột. Bạn tiến hànhgõ vào dữ liệu đầu tiên, Excel có thể nhận dạng và dùng. Chúc bạn thực hiện thành công!

Xem thêm: Sơ đồ chữ T và cách tính số dư tài khoản kế toán

Tin tức liên quan

Gửi bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.